Liderler için iyi bir dinleyici olmak hiç bu kadar önemli, bu kadar zor olmamıştı. İş değiştirmelerin yaygın olduğu bir zamandayız. Uzaktan çalışma, yüz yüze konuşmalardan aldığımız sözsüz ipuçlarını alamamamıza yol açıyor. Dinleyemeyen ve çalışanlarının endişelerine düşünceli bir şekilde yanıt veremeyen işverenler, daha fazla çalışan kaybedecekler. İşten çıkmalar en çok müşterileri ve projeleri yanlarında götürebilecek çalışanlarda görülüyor. Bu çalışanların, en iyi performans gösterenler ve müşteri deneyiminden sorumlu ön saflardaki çalışanlar olduğu göz önüne alındığında, iyi bir dinleyici olmamanın riski açıkça görülüyor.
Dinleme becerisi, evrensel olarak övülen bir beceri olsa da terapistlerin aldığı eğitim dışında nadiren açıkça öğretilir. 2015 yılında yapılan bir araştırma, akredite edilmiş işletme bölümlerinin yüzde 78’inin “sunum yapmayı” bir öğrenme hedefi olarak belirttiğini, ancak sadece yüzde 11’inin “dinlemeyi” öğrenme hedefleri arasına aldığını gösterdi.
İyi dinlemek, öğretimle geliştirilebildiği gibi koçlukla da gelişen bir beceridir. Güçlü kişisel yönlerinizi, zayıf yönlerinizi ve en önemlisi alışkanlıklarınızı bilen birinden sürekli bir özel eğitim almak dinleme becerinizi geliştirecektir. Bu makaleyi okumak sizi üstün bir dinleyiciye dönüştürmeyecek, tıpkı huzur üzerine bir makale okumanın sizi Simone Biles’a dönüştürmeyeceği gibi. Bu yazıda amacımız, iyi dinlemenin ne olduğu konusundaki bilginizi ve dinleme becerilerinizi geliştirmek için araştırma destekli tavsiyeler sunmak.
Daha İyi Bir Dinleyici Olmak
Bir diyalog içinde konuşan kişilerin iki amacı vardır. Birinci amaç, diğer kişinin ne ilettiğini (hem açık anlamı hem de arkasındaki duyguyu) anlamaktır. İkincisi, diğer kişiye ilgi, dikkat ve özen göstermektir. Nezaket tek başına önemli bir neden olsa da bu ikinci amacın tek sebebi “sadece” nezaket değildir. İnsanlar dinlendiklerini hissetmezlerse bilgi paylaşmayı bırakırlar.
“Aktif dinleme”nin üç yönü vardır:
Bilişsel: Diğer kişiden aldığınız açık ve örtük tüm bilgilere dikkat edip bu bilgileri anlamak ve birleştirmek
Duygusal: Karşılaşabileceğiniz kızgınlık ve can sıkıntısı gibi herhangi bir duygusal tepkiyi yönetmek de dahil olmak üzere, konuşma sırasında sakin ve şefkatli kalmak
Davranışsal: İlginizi ve karşıdakini anladığınızı sözlü ve sözsüz olarak iletmek
İyi bir aktif dinleyici olmak yaşam boyu sürecek bir çaba gerektirir. Ancak, küçük iyileştirmeler bile dinleme etkinliğinizde büyük bir fark yaratabilir. Bu konuda size yardımcı olabilecek bilgileri dokuz yararlı ipucuyla özetliyoruz:
1. İnsanların son birkaç kelimesini onlara tekrar edin.
Verdiğimiz ipuçlarından yalnızca bunu hatırlayıp uygulamanızın bile büyük etkisi olacaktır. Söylenen son birkaç sözcüğü tekrar etmek karşınızdaki kişiye dinlendiğini hissettirir, konuşma sırasında odaklanmanızı sağlar ve ikinizin de düşüncelerini toplaması veya duygusal bir tepkiden normale dönmek için bir duraklama sağlar.
2. Anlatılanları gerekmedikçe “kendi kelimelerinizle ifade etmeyin.”
Birçok araştırma, doğal görünmese de doğrudan tekrarın işe yaradığını göstermiştir. Bununla birlikte, muhatabınızın söylediklerini kendi sözcüklerinizle ifade etmek, hem duygusal sürtüşmeyi hem de iki taraf üzerindeki zihinsel yükü artırabilir. Bu yöntemi yalnızca doğru anlayıp anlamadığınızı kontrol etmeniz gerektiğinde kullanın ve açıkça “Anladığımdan emin olmak için bunu kendi kelimelerimle ifade edeceğim” deyin.
3. Dinlediğinizi gösteren doğal sözsüz ipuçları kullanın.
Göz teması, dikkat gösteren bir beden duruşu, baş sallama gibi sözsüz ipuçları önemlidir. Ancak kendinize düzenli göz teması kurmayı hatırlatmakla meşgulken birinin sözlerine dikkat etmek zordur. Bu tür davranışlar önemli bir alışkanlık değişikliği gerektiriyorsa, bunun yerine konuşmanın başında insanlara biraz tepkisiz olabileceğinizi söyleyip sabırlı ve anlayışlı olmalarını isteyebilirsiniz.
4. Sözsüz ipuçlarına dikkat edin.
Aktif dinleme, bir konuşmada aldığınız açık ve örtük bilgilere dikkat etmenizi gerektirir. Kelimelerin arkasındaki motivasyon ve duygu genellikle ses tonu, yüz ifadesi ve beden dili gibi sözsüz ipuçlarıyla ifade edilir.
5. Gerektiğini düşündüğünüzden daha fazla soru sorun.
Bunu yapmak diğer kişiye daha iyi dinlendiğini hissettirir, mesajını tam olarak anlamanızı sağlar ve de önemli ayrıntıların gözden kaçırılmadığından emin olmanızı sağlayan bir hatırlatıcı görevi görür.
6. Dikkat dağıtıcı unsurları mümkün olduğunca azaltın.
Gürültüden, kesintilerden ve diğer harici dikkat dağıtıcılardan kaçınmalısınız. Ancak iç dikkat dağıtıcılarınızı en aza indirmek de önemlidir. Kafanızı başka bir konu meşgul ediyorsa yeniden odaklanmak için gayret sarf edin. Bir konuşmanın sizi üzebileceğini biliyorsanız, içeri girmeden önce mümkün olduğunca kendinizi sakinleştirin.
7. Eksiklikleri baştan belirtin.
Bir sohbete başlarken, günün erken saatlerinde yapılan bir sürü yoğun diyalogdan dolayı yorgun olmanız, tartışılan konuya aşina olmamanız veya başka herhangi bir nedenle vasat bir dinleyici olabileceğinizi biliyorsanız bunu diğer kişiye hemen belirtin. Konuşma sırasında dikkatiniz dağılırsa veya bir noktayı tam anlayamazsanız bunu söyleyip diğer kişiden söylediklerini tekrar etmesini isteyin.
8. Karşınızdaki kişi konuşurken bir yandan cevabınızı düşünmeyin.
Karşınızdaki kişi konuşmayı bitirdikten sonra yanıtınızı oluşturmak için kısa bir süre durun. Bu bilinçli bir çaba gerektirecektir! İnsanlar diğer insanların konuşma hızından dört kat daha hızlı düşünür. Bu yüzden dinleyici olduğunuzda yedek bir beyin gücünüz vardır. Bu gücü odaklanmak ve mümkün olduğunca fazla bilgiyi özümsemek için kullanın.
9. Duygularınızı takip edin.
Duygusal bir tepkiniz varsa konuşmanın hızını yavaşlatın. Söylenenleri daha fazla tekrar edin ve nefesinize dikkat edin. Karşınızdaki kişinin ilgisini kesmesine neden olacak şekilde yanıt vermemelisiniz. Kaçınılması gereken ve farkında olmayabileceğiniz bir davranış da duymak istemediklerinize kulağınızı kapamaktır. Duymak istemediğiniz mesajları hiçe saymak veya bunlardan mazeret uydurarak kurtulmak gibi kolay savunma mekanizmalarına düşmemelisiniz.
Aktif Dinleme Sırasında Gereken Beceriler
Dinlemek, birçok farklı alt görevi olan karmaşık bir iştir. İnsanlar bu becerilerin bazılarında iyi bazılarında kötü olabilir. Kendinizi “iyi bir dinleyici” veya “kötü bir dinleyici” olarak düşünmek yerine, aktif dinlemenin alt becerileri üzerinden değerlendirmeniz faydalı olabilir. Aşağıda, bu alt becerilerin bir dökümünü ve bunlardan herhangi birinde zorlanıyorsanız ne yapmanız gerektiğine dair öneriler sunuyoruz.
İlk olarak, ihtiyaç duyduğunuz bilgileri toplamanıza olanak sağlayan “alıcı beceriler” olarak adlandırdığımız becerilerle başlayalım.
1. İşitme
İşitme kaybınız varsa bu konuda dürüst olun. Her nedense insanlar görme kayıplarından gururla bahseder ama işitme kayıplarını saklayabilirler. Bu konudaki ön yargıyı kırmaya yardımcı olun. Neye ihtiyacınız olduğunu söyleyin. Örneğin, konuşurken insanların sizinle yüz yüze gelmelerini veya önceden size yazılı materyal vermelerini rica edin. Başkalarının işitme kaybınızı bilmesini sağlayın ki bir şeyleri gözden kaçırmış olabileceğinizi gösteren belirtilere karşı uyanık olsunlar.
2. İşitsel işleme
Bu terim, beynin ses ipuçlarından ne kadar iyi anlam çıkardığını ifade eder. Birini anlamakta zorlanıyorsanız netleştirmek için sorular sorun. Zaman zaman hem konuyu hem de diğer kişinin konuyu açma nedenini anladığınızı özetleyin ve onlardan bunu doğrulamasını veya netleştirmesini isteyin. Bunu kendi anlama süreciniz için yaptığınızı açıkça belirtin.
3. Beden dilini, ses tonunu veya sosyal ipuçlarını doğru okumak
İşitsel işleme için tavsiyemiz burada da geçerli. Güvenilir bir iş arkadaşınızdan sözsüz iletişim çevirmeniniz olmasını istemek, doğru dinlemenin önemli olduğu, ancak gizliliğin önemli olmadığı durumlarda yardımcı olabilir.
Şimdi bahsedeceğimiz iki beceri, konuşma anında zihinsel olarak anda kalmakla ilgili.
4. Dikkati sürdürmek
Birini dinlemeye çalışırken sık sık dikkatinizin dağıldığını hissediyorsanız, çevrenizi mümkün olduğunca kontrol edin. Diyalog başlamadan önce konuşacağınız konuya, kişiye ve ana odaklanmak için bir dakikanızı ayırarak kendinizi hazırlayın. Uygunsa, diğer kişiyle uyumlu hareket edebilmek adına yazılı bir gündem veya konuşma sırasında not aldığınız bir beyaz tahta kullanın. Dikkatinizde bir eksiklik varsa, kabul edin, özür dileyin ve muhatabınızdan söylediklerini tekrarlamasını isteyin. (Evet, bu utanç verici olabilir ama herkesin arada sırada, bazılarımızın da sık sık başına gelen bir durum.) Yeni bir yerde toplantı yapıyorsanız ortama alışmak için birkaç dakika erken gelin.
5. Duygusal tepkinizi düzenlemek
Meditasyon, nasıl uygulandığından bağımsız olarak rahatlama ve duygusal kontrol için hem anlık hem de kısa vadeli faydalar sağlar. Önemli olan günde iki kez 10 ila 20 dakika boyunca, zihinsel bir görüntüye odaklanarak veya bir cümleyi tekrarlayarak düşüncelerin gelip gitmesine izin vermektir.
Meditasyon sırasında nefesinize odaklanın ve kendinizi gergin hissediyorsanız bir “topraklama egzersizi” yapın. Bunlar, dikkati çevreye yönlendirerek insanları şimdiki zamana geri çekmeye çalışan basit psikolojik uygulamalardır. Tipik bir alıştırmada, gördüğünüz beş renkli nesneyi adlandırırsınız (örneğin, yeşil kanepe, siyah köpek, altın lamba, beyaz kapı, kırmızı halı). Başka bir alıştırmada duyduğunuz, gördüğünüz, hissettiğiniz ve kokladığınız dört şeyi tanımlarsınız (örneğin, kuş sesi duymak, sandalye görmek, koltuğu hissetmek, komşuların yemeklerinin kokusu).
Son olarak sayacağımız aktif dinleyicilik becerileri, mesajı almayı ve alındığını onaylamayı içeren tüm bileşenleri aynı anda uygulamayı gerektirir. Bu zorlayıcı olabilir!
6. Birden fazla bilgi kaynağının entegre edilmesi.
Asgari düzeyde konuşulanları ve beden dilini izleyebilirsiniz. Ayrıca başka durumlarda aynı anda birden fazla kişiyi dinliyor, aynı anda birden fazla platformda iletişim kuruyor olabilirsiniz. Bina planları veya satış projeksiyonları gibi görsel bilgilere maruz kalırken de dinliyor olabilirsiniz. Dinlemenize en iyi neyin yardımcı olduğunu bulun. Önceden bilgiye ihtiyacınız var mı? Bilgiyi sindireceğiniz bir “işleme” molasına ihtiyacınız var mı? Geri dönmek ve herkesin anladığını doğrulamak için bir şansa ihtiyacınız var mı? Bu durum, aynı bilgileri alan başka bir kişinin size yardımcı olabileceği başka bir durumdur. Bu kişi kaçırmış olabileceğiniz bilgileri size sağlayabilir.
7. Aktif dinlemeyi “performe etmek” (örneğin, göz teması, baş sallama ve uygun yüz ifadeleri kullanmak).
Kendiliğinden ifadesiz bir yüzünüz varsa veya göz teması kurmadan insanların sözlerine dikkat etmeyi daha kolay buluyorsanız, bu bilgiyi muhatabınızla paylaşın ve size uyum sağladıkları için onlara teşekkür edin. Sözsüz iletişim eksikliğini gidermek için muhatabınızın söylediklerini daha fazla tekrar edin. Sözsüz iletişimin gerektirdiği performans becerilerinizi geliştirmelisiniz. Ancak bu zihinsel yükü önemli konuşmalara getirmeyin. Beş yaşındaki bir çocuktan size en sevdiği süper kahramanı anlatmasını isteyip dinliyormuş gibi davranmayı deneyin.
Lütfen dikkat: Bu liste bir teşhis aracı olarak tasarlanmamıştır, ancak yukarıda listelenen becerilerden herhangi biri size gerçekten zor geliyorsa, doktorunuza danışmak isteyebilirsiniz. Duyu organlarından beyne kadar bu süreçlerin bilimsel olarak anlaşılması son yıllarda büyük ölçüde gelişti. Birçok başarılı yetişkin kariyerlerinin ortasında, teşhis edilmemiş duyusal, dikkat, bilgi işleme veya dinleme yeteneğini bozabilecek bozuklukları olduğunu keşfediyor.
Bu alt becerilerin her biri için bir dizi doğal yetenek de vardır. Yaşam deneyiminiz bu potansiyeli artırmış veya azaltmış olabilir. Örneğin, müzik eğitiminin işitsel işleme becerilerini geliştirdiğini ve oyunculuk veya doğaçlama eğitiminin insanları “okuma” ve aktif bir dinleyici rolünü gerçekleştirme yeteneğini geliştirdiğini biliyoruz. Buna karşılık güce sahip olmak, başkalarını okuma ve mesajlarını doğru bir şekilde kavrama yeteneğini azaltır. Bunun sizin başınıza gelmesine izin vermeyin!
***
Dinlemek hayati derecede önemli olmasına rağmen maalesef yeterince öğretilmemekte. Dinlemek fiziksel ve zihinsel olarak yorucudur. Covid-19 sonrasındaki bu dönemde dinlemek hiç bu kadar zor olmamıştı. İş ve yaşamda eşi benzeri görülmemiş bir kargaşanın üçüncü yılına yaklaşırken, çalışanların ve yöneticilerin her zamankinden daha fazla sorusu var. Bilinç bulanıklığı ve durumun salt yeniliği nedeniyle insanların ifade etmekte zorlandığı endişeleri var.
Tüm bunlar olurken, yakından dinlemek için vakit ayırın. Sadece soruyu değil, soruyu soranı da düşünün. Şimdi liderlerin gerçekten dinleme, bağlamı anlama, genel yanıtlarla yanıt verme eğilimine direnme, kendi dinleme sınırlamalarını tanıma ve bunları geliştirme zamanıdır. Kendinize şefkat gösterin. Beyin dediğimiz gri maddeyi bir askeri eğitimde olduğu gibi ona bağırarak şekillendiremezsiniz. Yapabileceğiniz şey zayıf noktalarınızı tanımak ve gerekli düzeltmeleri yapmaktır.
bluesyemre 
Leave a Reply