Posted by: bluesyemre | January 17, 2022

Toplantınızın Yolunda Gitmesini Sağlamak için 10 Taktik

Etkin bir toplantı yürütmek için verilen birçok tavsiye, toplantı ister yüz yüze ister Zoom’da yapılsın, iyi anlaşılmış durumda. Toplantıyı zamanında başlatmak ve bitirmeketkin gündemler oluşturmak, net roller belirlemek ve ne zaman sessiz kalacağınızı hatırlamak bu tavsiyelerden bazılarıdır. Bu konudaki temel noktaları bilmiyor olsanız bile Google’da hızlıca bulup öğrenebilirsiniz.

Ancak toplantılara dair en değerli tavsiyelerden bazıları pek bilinmiyor. Çünkü bu tavsiyeler, toplantı yapısı, katılımcılar ve hatta gündemle ilgili değil. Bu tavsiyeler, toplantı liderinin toplantıya nasıl hazırlandığı ve toplantı boyunca nasıl iletişim kurduğuyla ilgilidir.

Hemen hemen her iş projesinde olduğu gibi bir toplantının başarısı, liderin kurduğu iletişime bağlıdır.

Aşağıda, hem toplantı liderlerinin hem de toplantılara katılan yöneticilerin toplantı hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olabilecek 10 iletişim taktiği verilmiştir.

1. Sadece Gündemi Değil Yorumlarınızı da Hazırlayın

Toplantı gündemi yararlı bir yol haritasıdır ancak kilit noktaları iletmek için etkili bir araç değildir. Bu nedenle, bir gündem oluşturmanın yanı sıra, önceden birkaç kısa ama değerli yorum düşünüp hazırlayın.

Bu yorumları hazırlamak için kendinize sormanız gereken bazı sorular şunlardır:

  • “Bu toplantıda hangi fikirleri gündeme getirmek istiyorum?”
  • “Hangi zorluklarla ilgili yardıma ihtiyacımız var?”
  • “Kimlerden bahsetmem ve kimleri övmem gerekiyor?”
  • “Bu grubun en çok hangi soruları tartışmasını ve düşünmesini istiyorum?”

Bu sorulara verdiğiniz cevapları toplantıya getirin ve başlangıçta veya ilgili konular gündeme geldiğinde paylaşın. Unutmayın ki konu, bir kağıt parçası gibidir. Yapacağınız yorum kağıt uçaktır. Her ikisini de masaya koyabilirsiniz, ancak yalnızca biri fikrinizi iletir.

2. Toplantının Amacını Belirtin

Toplantının başında amacınızı, yani toplantı sonucunda karar verilmesi, gözden geçirilmesi veya başarılması gerekenleri paylaşın. Bir sorunu “keşfetmek” veya “ele almak” gibi belirsiz amaçlardan kaçının. Bunu yapmak, toplantıda sadece konuşma olmasını sağlar, eylem veya ilerleme değil (Zoom toplantılarında bile bu geçerlidir). Toplantının başında net bir amaç belirtmek, bu amacın yerine getirilmesini veya en azından toplantı sonunda kontrol edilmesini sağlamaya yardımcı olacaktır.

3. Dinleyicilerinize Rehberlik Edin

Liderler genellikle toplantılara selamlama, fikirler ve önemli güncellemelerle başlar ve başlamalıdır. Açılış yorumlarınız birkaç konuyu kapsıyorsa bu konu başlıklarını sıraladığınız bir taslak sunarak başlayın: “Başlamadan önce, geçen haftanın tahmin duyurusu, şirket içi KSS anketi sonuçlarımız ve yakında bize katılacak bazı yeni ekip üyeleri hakkında kısaca konuşmak istiyorum.”

Ayrıca, konuşmanız içinde “Önermek istediğim ikinci şey Y’dir” gibi geçiş cümleleri ve “Gördüğünüz gibi, X, Y ve Z, başarımız için kritik öneme sahiptir” şeklinde kapanış ifadeleri kullanın.

Taslak/geçiş/sonuç planıyla toplantıya başlamanız ekibinizin 1) ne bekleyeceğini bilmesine, 2) sizi takip etmesine ve 3) temel çıkarımlarınızı anlamasına yardımcı olur.

4. Dinlemeye Hazır Olun

Bir toplantı liderinin dinlemesi ve dinlediğini göstermesi asli öneme sahiptir. Çünkü diyalog kurmak hayati olsa da iş arkadaşlarınızın katkılarını önemsediğinizi ve takdir ettiğinizi göstermelisiniz. İşte hem aktif olarak dinlemek hem de aktif olarak dinlediğinizi göstermek için bazı tavsiyeler:

  • Daima dinleyicilerinize doğru bakın ve doğrudan göz teması kurmaya çalışın. Sanal toplantılarda insanların görüntülerine değil kameraya bakın.
  • Başınızı sallayarak dinlediğinizi gösterin. Başını sallamak, destek göstermenin en etkili yoludur, çünkü “Söylemek istediğinizi anladım ve söylediklerinize inanıyorum” demiş olursunuz.
  • Dinlediğiniz vakti, bir sonraki söyleyeceğiniz şeyi planlamak için bir fırsat olarak kullanmayın. Yeterince iyi dinlememeniz yüzünden bir soruyu yanlış anlamak, güvenilirliğinize ve itibarınıza zarar verebilir.
  • Konuşmacıların sözünü kesmekten veya cümlelerini tamamlamaktan kaçının. Bazen, bir başkasının cümlelerini onun yerine tamamlayarak onun fikrini onayladığınızı düşünürsünüz. Teknik olarak bu doğru olsa bile bu kabalığı yaparak zamanlarını çalarız ve görüşlerini kendimize mal etmiş gibi oluruz.
  • Hemen bakış açınızı sunmak veya bir çözüme geçmek yerine soruları konuşmacıya yansıtmayı düşünün. Örneğin: “Seni doğru anladığımdan emin olmak istiyorum. Özellikle cuma günleri çok fazla toplantımız olduğunu söylüyorsun, doğru mu?” Bu onay aktarımı güçlüdür, güven oluşturur ve empati gösterir.
  • Son olarak, açık fikirli olun ve savunmaya geçme dürtüsüne direnin. Bir toplantı tartışma değil diyalog demektir. Bu nedenle, önce karşı argümanlar üretmeye değil, ekibinizin bakış açısını anlamaya odaklanın.

5. Sorular Hazırlayın

Yöneticiler ve ekipleri arasındaki diyaloglarda liderler, derinlemesine sorular sorarak öğrenmeyi hızlandırabilir. Lisa Lai, “Being a Strategic Leader Is About Asking the Right Questions” (Stratejik Bir Lider Olmak Doğru Soruları Sormakla İlgilidir) adlı Harvard Business Review makalesinde, “Yaptığınız işi neden yapıyorsunuz?” ve “Ekibimizin başarısını nasıl tanımlarız?” gibi stratejik sorular sormanın, liderlerin ekiplerini daha stratejik düşünmeye teşvik etmelerine yardımcı olabileceğini ileri sürüyor.

Katılımcılar soru sormakta yavaş kalırlarsa veya sessizliği bozması için başkasına ihtiyaç duyarsa, hazır sorularınız olması toplantıdaki boşlukları doldurabilir.

Liderlerin sorabileceği sorular birkaç türe ayrılabilir:

Stratejik sorular

“Ne başarmak istiyorsunuz?”

“Bu yaklaşımı şirket genelinde nasıl uygulayabiliriz?”

Takdir soruları

“Bu projede size kim yardım etti?”

“Bu fikir nasıl aklınıza geldi?”

Yardımcı sorular

“Size yardım etmek için ne yapabilirim?”

“Projenizi bir sonraki seviyeye taşımak için hangi kaynaklara ihtiyacınız var?”

6. Konu Dağılmalarını Kısa Tutun

İster aniden aklınıza gelsin ister odadaki başka biri tarafından gündeme getirilsin, ilgisiz bir şeyi tartışmak için mevcut konudan sapmaya meyledebilirsiniz. Sosyal medyayı kullanmaktan bahsederken bir anda en sevdiğiniz Instagram ünlülerinden bahsedebilirsiniz. Bu tehlikeli bir yoldur çünkü konu dağınıklığı devam ettiğinde değerli zaman boşa harcanır ve insanların dikkati dağılır.

Konunuzla uzaktan alakalı veya tamamen alakasız bir fikirden bahsediyorsanız bunu kısa tutun. Böylece gündeminizdeki maddelere geri dönebilirsiniz.

7. Gereğinden Fazla Ayrıntı Vermeyin

Bazı konuşmacıların kafalarında “Henüz anlamadılar, konuşmaya devam et!” diyen rahatsız edici bir ses vardır. Güvensizliğinizden kaynaklanan bu iç ses genellikle yanlıştır, bu yüzden ona güvenmeyin. Söyleyeceğinizi söyledikten sonra durun ve toplantıyı ilerletin. İnsanların soruları varsa soracaklardır. Bu yaklaşımla aynı zamanda toplantıdaki diğer kişilere de konuşmaları için vakit tanımış olursunuz.

8. Teşekkürlerinizi Kısa Tutun

Liderler övgü, destek ve cesaretlendirme yorumlarını ekipleriyle her zaman paylaşmalıdır. Ancak bu yorumları ne kadar uzatırsanız yarattığınız etki de o kadar azalır. Fazla uzun süren bir teşekkür, garip ve utandırıcı bir durum yaratır.

Lafı dolandırmak söylediklerinizin etkisini yok eder. Bu yüzden teşekkürünüzü yapılandırarak 15 saniye veya daha kısa bir süre ile sınırlı tutun. Aynı zamanda, sadece “teşekkür ederim” demenin hiçbir zaman fazla etkisi olmaz. Daima “neden”i belirtin. Övgüde bulunmak veya takdir etmek için iyi bir şablon şudur: Kim yaptı, ne yaptı ve organizasyon veya ekip hedefleri üzerinde ne gibi bir etkisi oldu.

9. Net Olmadıklarında Konuşmacılara Rehberlik Edin

Bir çalışan, ciddi bir sunum sırasında net bir yorum veya öneri sunmuyorsa, kibarca “Ne öneriyorsunuz?” veya “Ne yapmamızı önerirsiniz?” diye sorarak onu yönlendirin. Bu yol gösterici soruları sordukça sunum yapan kişinin sadece düşüncelerini paylaşmasının değil, çıkarımlarını ve önerilerini iletmesinin de önemli olduğunu fark etmesini sağlayarak kritik bir liderlik becerisini edinmesine yardımcı olursunuz.

10. Toplantıyı Anlamlı Bir Aksiyon Adımıyla Bitirin

Gelecek toplantıya kadar alınacak aksiyonları kimin ne zaman alacağını belirleyerek toplantıyı bitirdiğinizde ivmeyi toplantı sonrasında da sürdürürsünüz. Aksiyonları alan bir yönetici, bir yönetici asistanı, bir kurul veya hatta siz olabilirsiniz. Bu kişi yalnızca fikirleri kaydedip dosyalamakla kalmayıp uygulamaya geçmeli.

***

Toplantı liderlerinin çoğu, toplantı başladığında işlerinin bittiğini düşünür. Yalnızca not tutup “gündem polisi” olarak hizmet ettiklerini zanneder. Bir ekibi veya toplantıyı yönetirken, bir lider olarak liderlik etmelisiniz. Bu nedenle, önemli konuların gündeme getirilmesini ve ayrıca etkin ve verimli bir tarzda tartışılmasını sağlamak için elinizdeki tüm iletişim araçlarını kullanın.

https://hbrturkiye.com/blog/toplantinizin-yolunda-gitmesini-saglamak-icin-10-taktik


Responses

  1. Çok yararlı paylaşımlar yapıyorsunuz. Yararlanıyoruz. Teşekkür ederim.

    Like

    • Rica ederim Şenol Bey çok teşekkürler

      Like


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Categories

%d bloggers like this: