bluesyemre

Geçtiğimiz iki yılda, çalışanların daha fazla esneklik istediğini ve bunu elde etmek için işlerini değiştirmeye istekli olduklarını gördük. Esneklik, çalışanların tükenmişliğini azaltıp iş tatminini artırarak muazzam faydalar sağlar. Bununla birlikte, esnekliğin yöneticiler açısından artan koordinasyon maliyetleri, sürdürülemeyecek kadar fazla çaba ve müşteri isteklerine hızlı yanıt verememe gibi sonuçları olabilir. Ekiplerin çözüm üretmek için beyin fırtınası yapmasına ve çabalarını koordine etmesine olanak tanıyan kısa toplantılar organize etmek artık daha zor. Çoğu ekip üyesini (dişçi koltuğundan toplantıya katılan kişi dahil) aynı anda aynı sanal ortamda toplamak günler sürebiliyor.

Yöneticiler, ekiplerinde çalışanların esnekliğini artırmak konusunda rehberliğe ve desteğe ihtiyaç duyuyor. Aksi takdirde yöneticiler tükenmişlik yaşayabilir veya başka bir iş aramaya yönelebilir. İşte yöneticilerin koordinasyon maliyetleri altında ezilmeden veya ilerlemeyi önemli ölçüde yavaşlatmadan ekiplerine esneklik sunabilecekleri dört yol.

Çalışanların Ne Zaman Beraber Çalışacakları Üzerine Düşünün

Ekip çalışması gerektiren karmaşık görevlerde çalışanlara tam bir esneklik (yani, herhangi bir zamanda herhangi bir süre boyunca çalışma özgürlüğü) sağlamak mümkün değildir. Standart ofis içi çalışma düzenine geçmek de olası olmadığına göre, yöneticiler proje gereksinimleri hakkında derinlemesine düşünüp yeni fikirler bulmalı ve bunlara uygun plan yapmalılar.

Yöneticiler proje tabanlı iş akışları için proje görevlerini ve çizelgesini dikkatli bir şekilde planlamalı. Önemli proje aşamalarında (ör. başlangıç, orta nokta, sonuçlandırma) çalışanlardan örtüşen işler için belirli günleri ayırmaları konusunda önceden talepte bulunmalıdır.

İyi öngörülemeyen iş akışları için daha rahat toplantı ayarlayabileceğiniz belirli zamanlar belirleyin. Örneğin, çalışanların her ayın ikinci haftasında 10.00-17.00 saatleri arasında çalışmasını isteyebilirsiniz. Ayın geri kalanında çalışanlar haftalık 40 (+/-10) saati nasıl kullanacaklarına karar verebilir. Özellikle de ekip üyeleri birden fazla projede çalışıyorsa, ortak mesai saatli günler belirleyerek süreç kaybını ve projeleri yeniden başlatma maliyetlerini önemli ölçüde azaltabilirsiniz.

Kimlerin Birlikte Çalışacağını Düşünün

Çalışanların yüz yüze veya sanal olarak buluşmak için zaman bulmakta zorlandığı iş yerlerinde, yöneticiler büyük ekiplerini daha küçük ve birbirine bağlı gruplara bölüp bu gruplara daha çok yetki verebilir. Daha küçük gruplardan oluşan bu çok ekipli sistem esnekliği ve uyumu artıracaktır.

Örneğin, dokuz kişilik ekibinizi üç kişilik üç ekibe dönüştürerek karar verme ve koordinasyonu iyileştirebilirsiniz. Diğer bir deyişle, yöneticiler dikey koordinasyonu çalışan grupları arasındaki yatay koordinasyonla desteklemeye çalışmalıdır. Dikey koordinasyonda yöneticinin projeyi nasıl tamamlayacağını ve çalışanların isteklerini nasıl karşılayacağını bulması gerekirken, yatay koordinasyonda ekip üyeleri projenin kendi paylarını nasıl tamamlayacakları konusunda birbirlerine yardım ederler.

Böyle bir yapı sayesinde yöneticiler omuzlarındaki koordinasyon maliyetlerini en uyumlu çalışana/çalışanlara yüklemek zorunda kalmadan bu yükü azaltabilir. Çalışanların büyük ekipteki herkes yerine yalnızca birkaç kişiyle koordine olması gerekir.

İnsanlar bir ekibin parçası olduklarında bireysel çalışmaya kıyasla daha az çaba sarf ederler. “Sosyal kaytarma” denen bu eğilim küçük gruplarda daha zayıftır. Bu özellikle meşgul olmak (veya en azından meşgul görünmek) için daha az sosyal baskının olduğu dağıtılmış ekipler açısından önemlidir.

Bilgi Paylaşımını Yeniden Düşünün

Çalışanların aynı yerde bulunduğu ve yaklaşık olarak benzer saatlerde çalıştığı zamanlarda, toplantılar yoluyla herkesi güncel tutmak veya insanların yanına giderek önemli konular hakkında bilgi edinmek daha kolaydı. Önemli bir güncelleme yapmak veya bilgi edinmek sadece birkaç adım yürümeyi (veya belki birkaç kat aşağı inmeyi) gerektiriyordu.

Durum güncellemeleri veya sorulara yanıt almak için uzun süre beklemek üretkenliği kısıtlayabilir. Bu nedenle, esnek iş yerlerinde hızlı bilgi akışı çok önemlidir. Eşzamanlı olmayan çalışmayı kolaylaştırmak için çok sayıda araç vardır. Ancak, çalışanlar bunları gerçek zamanlı olarak kullanmalı ve güncellemelidir. Örneğin, birkaç hafta çalıştıktan sonra tamamlanan bir ürünü paylaşılan bir platforma göndermek yeterli değildir. Ekip üyeleri saatlerce hatta günlerce müsait olamayabilir. Dolayısıyla, devam eden çalışmalara erişim çok önemlidir.

İş sürecinin şeffaf olmasının ek bir faydası hesap verebilirliği teşvik etmesidir. Çalışanların güvende hissetmelerini sağlayacak uygun sınırlar olduğu sürece, yöneticiler bir çalışanın ne zaman yardıma ihtiyacı olduğunu daha kolay görebilir. Yöneticiler ayrıca, her görev için kimin sorumlu ve hesap verebilir olduğu, kime danışıldığı ve kimin bilgilendirilmiş olduğunu gösteren RACI matrisi dahil bazı klasik proje yönetimi araçlarını yeniden kullanmayı düşünmelidir.

Çalışanların Neler Üzerinde Çalışacağını Düşünün

Önceki üç adımı birleştiren yöneticiler, detaya inerek çalışanlarının görev ve önceliklerinin yapısı hakkında daha derin düşünmelidir. Ortak çalışma zamanlarına ne zaman ihtiyaç duyulacağını ve projenin ayrı kısımlarını ne zaman daha küçük alt gruplara atayabileceğinizi belirlemek adına tüm görevleri ve bu görevlerin birbiriyle bağlantılarını gösteren bir harita oluşturun. Tüm bu bilgileri paylaşılan bir konuma kaydedin ve güncelleyin.

Farklı görevler arasındaki bağlantıları anlamak, darboğazlardan kaçınmak adına öncelikleri belirlemek için özellikle önemlidir. Her şey öncelikliyse hiçbir şey öncelikli değildir. Rehberlik sağlanmadığında birçok kişi belirsiz ve karmaşık bir sorunu ele almak yerine kendi listelerindeki daha kolay ve daha küçük görevleri tamamlamayı seçecektir. Bu şekilde farkında olmadan, birçok ekip arkadaşını ve ayrıca pazarlama ve operasyon ekiplerini bekletebilirler. Özellikle dinamik ortamlarda öncelikler zamanla değişebilir. Öncelikleri sık ve net bir şekilde ileterek, ne zaman ve nerede çalışıyor olurlarsa olsunlar, çalışanlarınızın zamanlarını ve emeklerini daha iyi kullanmasını sağlayabilirsiniz.

Çalışanlar esnekliğin avantajlarından yararlanmak istiyorsa, esnekliğin gerektirdiği özerk problem çözme ve güncel kalma gibi bazı sorumlulukları da üstlenmeliler. Yöneticilerin çalışanları tamamen kendi hallerine bırakmasını tabii ki önermiyoruz. Herkes farklı zamanlarda kürek çekiyor olsa bile yöneticiler hala herkesin aynı yöne doğru kürek çekmesini sağlamaktan sorumludur.

Üretkenliği veya akıl sağlığını kaybetmeden çalışanların esnekliğini artırmak için yöneticiler, ne zaman birlikte çalışılacağı, kimin birlikte çalışacağı ve bilgilerin nasıl ve kiminle paylaşılacağı konusunda iyi düşünmeliler. Bunlara ek olarak, yöneticiler iş süreçlerindeki değişiklikleri iyi takip edip değişen öncelikleri çalışanlarına hızlıca iletmeliler.

https://hbrturkiye.com/blog/yoneticiler-uretkenlikten-odun-vermeden-esnekligi-nasil-artirabilir