Posted by: bluesyemre | February 28, 2022

Etkili Geribildirim Vermenin Püf Noktaları

Tam pandemi dönemi öncesiydi… Küçük bir odada dip dibe oturup sağlığımızla ilgili bir kaygı duymadan çalışabiliyor olmanın kıymetini henüz bilmediğimiz o dönemde sponsor olduğum bir projenin ara değerlendirmesini yapmak amacıyla proje ekibinin bulgularını dinliyordum. Kurumumuzdaki geribildirim kültürünün nasıl daha iyi bir noktaya taşınabileceği üzerine bir insan odaklı tasarım projesi gerçekleştiriliyordu. Proje ekibi hem kapsamlı bir masa başı araştırması yapmış hem de otuzun üstünde yönetici ve yönetim dışı personelden oluşan örneklem ile derin mülakat çalışmaları içeren ilk saha araştırmasını tamamlamıştı. Toplantı ilerledikçe ilginç bir resim ortaya çıktı. Bulgulara göre neredeyse herkes geribildirimin iyi bir şey olduğunu, geribildirim almaya istekli olduklarını ve yeterli sıklıkta da geribildirim verdiklerini söylüyordu. Ama yine neredeyse herkes pek geribildirim alamıyor olmaktan şikayetçiydi. Saha araştırmalarında en sık karşılaştığımız sorundu bu: Gerçek düşünceleri değil söylenmesi uygun olanları söylemek. O yüzden çetrefilli bir çalışma oldu ama saha araştırmasını gözlem ve deneysel çalışmalarla destekleyerek kendi bağlamımızdaki geribildirim konusunun doğası ile ilgili güzel şeyler öğrenebildik.

Geri Bildirim Vermek Ve Almak Neden Zor?

Sadece kendi gözlem ve deneyimlerimiz değil, pek çok araştırma da gösteriyor ki ister iş hayatında olsun ister özel hayatta, geribildirim vermek ve almak kolay bir deneyim değil. Özellikle de geribildirim konusu olumsuz ise… O yüzden, başta iş hayatında olmak üzere, geribildirimden kaçınma durumunu ve bunun yol açtığı sorunları yaygın bir şekilde gözlemliyoruz.

Araştırmamız gösterdi ki; biriyle yaşadığımız deneyim sonrasında, bazı inançlara sahip olmak o kişiye olumlu veya olumsuz geribildirim verme ihtimalimizi artırıyor. Öncelikle geribildirim konusunun, bizim için önemli ve öncelikli bir konu olduğuna, yani geribildirim vermek için harcayacağımız efora veya alacağımız risklere değeceğine inanmamız gerekiyor. İkinci olarak, karşı tarafın geribildirim konusu ile ilgili sonuçları önemli ve öncelikli bulacağına, yani geribildirimi dikkate alacağına inanmamız gerekiyor. Üçüncü olarak da geribildirim sonrasında olumsuz bir sonuç veya yan etki ile karşılaşma ihtimalimizi tartıyoruz. Eğer geribildirim konusu olumlu ise, karşı tarafın olumlu davranışı sürdürme motivasyonunu etkileme (ör: şımartma) ya da farklı beklentiler yaratma (ör: veremeyeceğimiz bir karşılık beklemesine vesile olma) ihtimalini düşünüyoruz. Eğer olumsuz bir konu ise, aradaki ilişkiye zarar verme veya genel motivasyonunu kırma gibi ihtimalleri değerlendiriyoruz. Bu noktada kendimizle ilgili inançlarımız ön plana çıkıyor. Geribildirimi uygun bir şekilde iletebilme ve sonrasındaki olumsuzlukları yönetebilme kapasitemize inanıyorsak geri bildirim verme ihtimalimiz artıyor.

Geribildirimi alan tarafta isek, geribildirimi kabul edip o yönde aksiyona geçmek için çok daha fazlasına ihtiyacımız oluyor. Her şeyden önce geribildirimi veren kişinin niyetinin olumlu olmasını yani bizim iyiliğimizi istemesini önemsiyoruz. Kişinin niyetinden yana şüphemiz varsa, verilen geribildirimi, ne kadar geçerli olursa olsun, kabullenmekte zorlanıyoruz. Ayrıca dile getirilen beklentiyi net bir şekilde anlamamız ve beklentiyi haklı bulmamız da önem arz ediyor. Bir diğer önemli konu da psikolojik güvenlik hissi. Özellikle iş ortamında olumsuz geribildirimleri duyuyor ve kabul ediyor olmanın sosyal ve politik yönlerini çok önemsiyoruz. Sorunların rahat konuşulabildiği, insanların eleştiri veya özeleştiri yaptığı durumda zarar değil destek ve takdir gördüğü bir ortamda isek geribildirimleri duymaya ve kabul etmeye daha açık oluyoruz. Yalnız tüm bu şartlar sağlansa bile, geribildirim ile ilgili aksiyon almamız için geribildirim konusunun bizim için de önemli ve öncelikli olduğuna, gerekli aksiyonları yapılabileceğimize ve sürdürebileceğimize inanmamız gerekiyor.

Geribildirim Yaparken Üzerinde Düşündüğümüz Bazı Sorular

Geribildirim Verirken Nelere Dikkat Etmeliyiz?

Görüldüğü üzere, bu zorlukların bir kısmı geribildirimi alan ve veren kişilerin algıları, inançları ve yetkinlikleri ile ilgili. Bazıları da içinde bulunulan bağlamla ilgili. Tespit ettiğimiz tüm bu zorlukları aşacak bir reçete yok ama geribildirim verirken şu detaylara dikkat etmek işimizi kolaylaştırabilir ve geribildirimin etkinliğini artırabilir gibi duruyor:

Duygu ve düşünce dengesine dikkat edin. Olumlu geribildirimlerin anlık olması çoğu zaman güzeldir ama olumsuz geri bildirimlerde her iki tarafın da duygusal bir yoğunluk içinde olmadığı bir anı seçin.

Geribildirimi yüz yüze verin. Sözlü iletişim ortamı karşı tarafın tepkilerini gözlemlemenizi, anlamadığı ya da yanlış anladığı detayları görebilmenizi ve yaklaşımınızı ayarlayabilmenizi sağlar. Sözcüklerin ötesine geçerek beden diliniz ile daha fazla etki yaratmanıza imkan verir.

Karşı tarafı hazırlayın. Bu özellikle psikolojik güvenlik hissinin olmadığı bir bağlamda iseniz çok önemlidir. Bir geribildirim vereceğinizi ve olumlu niyetinizi ifade edin. Hatta geribildirim vermek için izin isteyin. Olumsuz bir geribildirim verecekseniz, karşı tarafın aklına gelebilecek sosyal olumsuzlukların farkında olduğunuzu, hatta bunların gerçekleşmemesi için kendinizin de çaba sarf edeceğinizi belirtin. O kişi ile olan ilişkinizin şeklinin ve seviyesinin imkan verdiği ölçüde samimi bir ortam oluşturmaya çalışın.

Önce empati kurun. Zamanının ünlü psikologlarından Haim Ginott diyor ki; tavsiye sözcüklerinden önce anlayış sözcükleri söylendiğinde rehberlik her zaman daha etkili olur. Öncelikle, kişinin içinde bulunduğu durumu ifade edin. Ona onun gözünden de durumu değerlendirebildiğinizi gösterin. Geri bildirim konusu olumsuz dahi olsa, niyetine dair olumlu inancınızı ifade edin. Gözlemlediğiniz olumlu olabilecek ne varsa takdir edin.

Gözlemlerinizi ve sonuçlarını paylaşın. Somut davranış örneklerini ve bunların hem somut hem de duygusal sonuçlarını aktarın. Genelde duygulara değinmekten imtina ederiz. Ama insan bir duygu varlığıdır ve en çok da duygulardan etkilenir.

Kendi görüşünüzü belirtin ve görüş sorun. Olumlu davranış ve sonuçlar için takdir edin. Olumsuz davranış ve sonuçlar için de tavsiyelerinizi paylaşın. Geleceğe dönük yönlendirmede bulunurken, söylediklerinizin karşı tarafın koşulları altında mümkün ve makul olamayabileceğini de göz önünde bulundurun. Bunu ifade edip onun da görüşünü sorun.

Taahhüt isteyin. Tüm konuştuklarınızı özetleyin. Karşı tarafın neyi taahhüt edebileceğini sorun.

Değişim veya sürdürme için güveninizi ifade edin. Olumlu davranışı sürdürme ve olumsuz davranışı değiştirme noktasında karşı tarafın motivasyon geliştirmesini sağlayın.

Bu yedi noktayı iş hayatınıza dahil etmek sizlere mutlaka olumlu geri dönüşler sağlayacaktır.

https://hbrturkiye.com/blog/etkili-geribildirim-vermenin-puf-noktalari


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Categories

%d bloggers like this: