Birçoğumuz işlerimizi erteleriz. Ardından suçluluk hisseder, kendimizi eleştirir ancak yine de aynı şeyi yapmaya devam ederiz. Peki, neden? Bunun sebebi olarak en az üç faktör sayabiliriz: iyi alışkanlıklardan ve sistemlerden yoksun olma (disiplin eksikliği), bazı duygulara tahammül edememe (kaygı veya sıkıntı gibi) ve düşünce paternlerimizin sorunlu oluşu.
Bu sebepleri idrak edebildiğinizde, bunları hedefleyecek stratejilerden faydalanmaya başlayabilirsiniz. Küçük ve önemsiz gibi görünen gecikmeleri (mesela işleri ağırdan alıp projeniz üzerinde, son tarihe çok az kaldığında çalışmaya başlamak gibi) böylelikle minimuma indirebilir ve erteleme paternlerinizin yol açabileceği daha büyük sorunları baştan önleyebilirsiniz.
ALIŞKANLIKLARINIZ (YA DA ALIŞAMADIKLARIMIZ)
Yaygın teoriye göre, erteleme disiplin eksikliğinden kaynaklanıyor. Erteleme alışkanlığı olanlar, yoğun şartlarda çalışmaktansa genellikle dinlenmeyi ve eğlenmeyi tercih eden kişiler. Bu durumu daha modern bir bakış açısından ele alacak olursak, bu bireylerin doğru sistemlere ve alışkanlıklara sahip olmadıklarını söyleyebiliriz. Sağlam alışkanlıklara sahip olmanın öz denetim ihtiyacımızı azalttığını gösteren çok sayıda araştırma mevcut. Bu rutinler, çaba gerektiren davranışları sürdürmemizi ve dikkat dağıtıcılara karşı koymamızı kolaylaştırıyor. Ancak bu faydaları sağlayabilecek herhangi bir alışkanlığı edinmemiz genellikle birkaç ayımızı alabiliyor.
Bu durumun sizin için bir sorun teşkil edip etmediğini anlamak için kendinize şu soruyu sorun: Halihazırda sahip olduğum hangi alışkanlıklar sorumluluğumda olan en önemli görevlerin üstesinden gelmemde bana yardımcı oluyor? Eğer böyle bir alışkanlığınız yoksa, şu yaklaşımlardan faydalanabilirsiniz:
Derin çalışmanızı tutarlı bir düzene oturtun. Derin çalışma, elinizdeki en önemli uzun vadeli projeye odaklanmak şeklinde tanımlanabilir. Yeni bir iş stratejisi geliştirmek, kompleks bir veri analizi süreci yürütmek veya kitap yazmak buna birer örnek. Derin çalışmak genellikle zorlayıcı olmakla birlikte, her gün belirli bir düzende ve tutarlı bir şekilde çalışmak işinizi kolaylaştırabilir.
Alışkanlıklar, davranış setlerimizi daha otomatik hale getirir. Mesela acemilik sürecini bir kez geçtikten sonra, araba kullanan biri her an ne yaptığını bilinçli bir şekilde düşünmek zorunda kalmaz. Spor salonuna gitmek veya yeni bir dil öğrenmek gibi daha karmaşık alışkanlıklar da otomatik hale getirilebilir. Bunun için tekrar etme ve ipuçlarıyla harekete geçme çok fayda sağlayabiliyor. Yani derin çalışmaya bir gün sabah 11.00’de, ertesi gün öğleden sonra 3.00’te başlamak işe yaramayacaktır. Ve eğer ki aynı saatte başlamanız mümkün değilse, bu çalışmayı gün içinde yapılacak işler sıralamasında aynı yere koymanız önemli: Bu işimi hallettikten sonra derin çalışma yapacağım. Örneğin, ben de her gün e-postalarıma ve idari işlerime yaklaşık bir saat ayırıp ardında derin çalışma seansıma (çoğunlukla yazma odaklı) geçiyorum.
Yeni görevlere başlamak için bir sistem oluşturun. Peki, uzmanlığınızın dışında kalan bir konuda hayatınızda ilk defa sorumluluk alırken ne yapmalısınız? Bu gibi durumlar için özel bir sisteminiz varsa yeni görevleri geciktirme ihtimaliniz de düşecektir. Yeni bir şeyle karşılaştığınızda attığınız adımlar kendiliğinden bir tür alışkanlığa dönüşerek bir işe nasıl başlayacağınızı düşünmenin yarattığı yorgunluğu da üzerinizden almaya yarayacaktır.
Benim sistemim şu tutarlı adımlar silsilesinden oluşuyor: Önce, elimdeki görevi nasıl ele alabileceğime dair üç seçeneği gözden geçiriyorum. Sonra, ters gitme ihtimali olan şeyleri bir premortem çalışmasıyla analiz ediyorum. Ardından göreve ne kadar vakit ayırmam gerektiğini hesaplıyor ve son olarak, varsayımlarımı hızlıca test ediyorum.
Peki, siz kendi sisteminizi nasıl geliştirebilirsiniz? Tersine mühendislik yapın. Daha önce başarılı bir şekilde tamamladığınız zor bir görevin detaylarını anımsamaya çalışın ve bu başarıyı getiren adımları tanımlayın. Başka birinin yöntemini taklit etmektense bu yaklaşımı tercih ediyorum zira bu sayede kendinize özgü, güçlü özelliklerinize uyumlu bir sistem yaratmanız mümkün olacaktır.
DUYGULARINIZ
İçimizde negatif duygular uyandıran görevlerden uzak durmaya meyilliyizdir. Psikolojide, kaçınma ve onun yakın kuzeni olan ruminasyon, yani uzun uzadıya düşünme, aratanısal faktörler (transdiagnostic factors) olarak tanımlanır. Diğer bir deyişle, bunlar birçok yaygın ruhsal sağlık sorununda görülen ortak belirtilerdir. Kaçınma taktikleriyle stresle başa çıkmaya çalışan kişiler depresyon, anksiyete, DEHB (dikkat eksikliği hiperaktivite bozukluğu) ve yeme bozukluklarına daha yatkın hale gelir ve bu durum giderek bir kısır döngüye dönüşür. Ruhsal sağlıkları kötüye gittikçe kaçınma durumları da kötüleşir.
Ne var ki işleri hakkında sadece zaman zaman üzgün, tedirgin ve endişeli hisseden veya işlerinin neden olduğu sıkkınlık hissi ve stresle başa çıkmakta bazen zorlanan insanlar dahi bu tür duyguları açığa çıkaran görevlerden uzak durma eğilimi gösterirler. Bu durum belirsizliğin hakim olduğu dönemlerde daha da belirgin hale gelir. Bunaldığınızı hissettiğinizde ertelemeye daha meyilli olursunuz. Bu ruh halinde e-postalara cevap vermek gibi basit işler bile gözünüzde büyür.
İşinizi duygularınız yüzünden erteleyip ertelemediğinizi anlamak için kendinize şu soruyu sorun: Ruh sağlığım nasıl? Kaçındığım bu görevler belirli duyguları tetikliyor mu? Bu görevler beni sıkıyor mu, sinirlendiriyor mu, endişelendiriyor mu ya da kızdırıyor mu? Öyleyse bu stratejileri deneyin:
Duygularınızı ayrıştırın. Duyguları doğru tanımlamak (psikologların tabiriyle duygusal granülarite) onları yönetmenize yardımcı olacaktır. Erteleme özelinde ise her bir duygunuzun üzerinde çalıştığınız göreve dair yaklaşımınızı nasıl etkilediğini analiz etmek de yararlı olacaktır. Örneğin, yöneticiniz için sunum hazırlamak size 10 üzerinden 8 düzeyinde kaygı, 6 düzeyinde kızgınlık ve 4 düzeyinde sıkkınlık yaşatıyor olabilir. Bu duyguları fark ettikten sonra her biriyle ayrı ayrı ilgilenebilirsiniz. Bu puanlama sistemi, söz konusu duyguları en aza indirme konusunda ne kadar başarılı olduğunuzu değerlendirmenize yardımcı olacaktır.
Bir işi yaparken sıkıldığınızda, tamamlamanız karşılığında kendinize bir ödül belirleyin ya da daha eğlenceli bir çalışma yöntemi bulun (örneğin, sevdiğiniz iş arkadaşlarıyla birlikte çalışmak).
Bir görev üzerinde çalışırken kızgın ya da rahatsız hissettiğinizde, bu duygunun altında nasıl bir değer yattığına iyi bakın. Belki yöneticiniz sizden revizyon istediği için sinirlendiniz ama asıl değer verdiğiniz şey kendi işinizde ustalaşmaktır. Birçok birimden çalışanlarla birlikte bir komite bünyesinde çalışma fikri sinirlerinizi bozsa da organizasyonunuzun kültürünü geliştirecek fırsatlara değer veriyor olabilirsiniz. Ekip arkadaşınızın teknoloji ile ilgili bir hususta sizden yardım istemesi sizi hayal kırıklığına uğratmasına rağmen destek veren bir iş arkadaşı olmayı önemseyebilirsiniz.
Bir görev sizde endişeye yol açıyorsa, işe öncelikle kaygılandırma etkisi en düşük olan unsurdan başlayın ve buradan ilerleyin. Sizi en az korkutan unsurdan en çok korkutana doğru ilerlemek maruz bırakma terapisi işlevi görecektir. İlk etapta basit adımları atarak hakim olmadığınızı düşündüğünüz birçok detayın kontrolünüzde olduğunu hissedeceksiniz.
Zor duyguları dönüştürerek odaklanma ve kendini adama kabiliyetini artırmak, psikolog Todd Kashdan ve ekibinin tanımladığı, psikolojik esneklik adı verilen beceri setinin bir parçasını oluşturuyor. İnsanlar bundan ne kadar faydalanırsa, o kadar mutlu ve sağlıklı oluyor ve daha yüksek performans gösterebiliyorlar.
Güçlü negatif duyguların üstesinden öz şefkatle gelin. Kimi zaman bir görevin bizde uyandırdığı duygular eski deneyimlerimizden kaynaklanır. Kendi hayatımdan bir örnekle açıklayayım.
Araştırmam hakkında yaptığım ilk konferans konuşması çok iyi gitmemişti. Yüksek lisansta olduğum dönemdi. Yeni Zelanda’da yaşıyordum ve konferans Avustralya’daydı. Daha ucuza geleceği için ilk önce konferansın yapılacağı küçük şehre yakın olan büyük şehre uçakla inip oradan da gece otobüsüne binmeye karar verdim. Oraya vardığımda perişan bir haldeydim. Far görmüş tavşan gibi kalakalmıştım. Gözlerim notlarımda, konuşmamı tamamlamaya çalışıyordum. O salonda, danışmanımın, ekip arkadaşlarımın ve diğer izleyicilerin önünde yaşadığım hisleri hâlâ dün gibi anımsıyorum. Araştırma ve sunum yapmak söz konusu olduğunda sanki oradaki herkes benden açık ara daha iyiydi.
Bugün bile ne zaman bir konuşma yapacak olsam, bu 20 yıl önceki anı zihnimi kaplayıveriyor. Bir anda o genç halime dönüyorum. Sanki onca yıl edindiğim bu kadar beceri ve özgüven ellerimden kayıp gidiyor. Böylesine güçlü hatıraların etkisindeyken, en üstün proje yönetimi ve sorun çözme becerilerine sahip insanlar bile kontrolünü kaybedebiliyor.
Eğer siz de kendinizi böyle bir tepki verirken bulursanız, bu durumun çocukluğunuzdaki veya kariyerinizin ilk dönemlerinden bir anıyla veya daha yakın tarihli bir iş deneyiminizle ilgili olup olmadığı üzerinde biraz düşünün.
Çok sayıda önemli araştırma şefkatli içsel konuşmalar yaparak bu duygusal yaraları iyileştirebileceğinizi gösteriyor. Mesela bir örnek verelim: “Geçmişimdeki performansım beni hayal kırıklığına uğratıyor, tedirgin hissettiriyor. Bu normal ve anlaşılabilir bir duygu. Ama onlar ilk zamanlarımdı, şimdi durum çok farklı. Deneyimleyerek öğrenmekte de yanlış bir şey yok.” Siz de sizi iyi hissettiren içsel konuşma tarzınızı bulun ve mümkün olduğunca konuşmaya devam edin.
DÜŞÜNCE PATERNLERİNİZ
Bazı alanlarda makul düzeyde disiplin sahibiyken, başka alanlarda zorlanıyor olabilirsiniz. Bu duruma belirli düşünce paternleriniz yol açıyor olabilir. Ertelemeye neden olan bazı bilişsel faktörlerin aslında evrensel olduğunu söyleyebiliriz. Örneğin, çoğumuz uzun süreli görevlerin karmaşıklık düzeyini hafife alırız. Bazı ertelemeler ise tamamen kişisel sebeplerden kaynaklanır.
Benim sorunlu paternlerimden biri de şuydu: İnsanlar bana yazılarımdan özellikle birini beğendiklerini söylediklerinde, bundan hemen yazdığım diğer şeylerin o kadar iyi olmadığı sonucunu çıkarıyorum ve ne zaman yeniden yazmaya çalışsam bu düşünce elimi kolumu bağlıyor, hem de yazdıklarımla ilgili daha yeni övgü almış olmama rağmen!
Bilişsel tıkanıklıkların erteleme alışkanlığınıza etkisi olup olmadığını görmek için kendinize şu soruyu sorun: Kendi becerilerimi göz önünde bulundurduğumda, elimdeki görev genel olarak bana, söz konusu görev için atmam gereken adımlardan daha zormuş gibi mi geliyor? Başladıktan sonra görevi yapmaktan keyif alıyor muyum (ya da en azından bir tatmin duygusu hissediyor muyum)? Eğer iki soruya da cevabınız evet ise, düşünceleriniz yaptığınız işi olduğundan daha kötü görmenize neden oluyor demektir. Bilişsel tıkanıkların üstesinden gelmek için şu stratejileri izleyin:
Ters beyin fırtınası yapın. Ters beyin fırtınasından, Stress-Free Productivity adlı kitabımda bu yönteme yer verene dek hiç faydalanmamıştım. O zamandan beri ise en sevdiğim taktikler arasında yer alıyor. Bu yöntemi erteleme için uygularken elinizdeki görevi imkansız kılacak derecede zor hale getirecek ve arkanızı dönüp kaçmanıza neden olacak ne yapabileceğinizi düşünürsünüz. Bu cevapları belirledikten sonra, bir de bunların tam zıt alternatiflerini ele aldığınızda tıkanıklık hissinizin azaldığını göreceksiniz.
Örnek vermek gerekirse, ilk denememde her şeyi mükemmel şekilde yapmam gerektiğini ya da tam da örnek aldığım bir meslektaşımın yaptığı gibi yapabileceğimi düşündüğümde elimdeki görevi asla tamamlayamayacakmışım gibi hissederim. Ancak yanlış adımlar atabileceğimi ve kusurlarımın olabileceğini kabul eder, kendime özgü bir yaklaşım geliştirir ve güçlü yanlarımı öne çıkarırsam, görevi yapmak daha da kolaylaşacaktır.
Bir başka hızlı yeniden çerçeve oluşturma tekniği ise ertelediğiniz bir görevin, halihazırda kolaylıkla ve başarılı bir şekilde yapabildiğiniz başka bir göreve benzediği yönleri ele almaktır. Mesela, blog yazılarımı inanılmaz bir özgüvenle yazarken, konuşma metni yazamadığımı fark ettim. Ne var ki her iki yazı türünde de hızlı bir şekilde verilmek isteneni ifade etmek, sohbet edercesine yazmak, hikayeler anlatmak ve okuyuculara “Ah, tıpkı benim gibi!” dedirtebilmek gibi ortak yönler var. Bunu yaparken iki görev arasındaki paralellikleri bu şekilde ince detaylarıyla belirlemek çok önemli.
Sürtünme içeren işleri kabul etmeyi öğrenin. Aşina olduğumuz ve makul düzeyde üretkenlik gerektiren görevleri sorunsuz bir şekilde tamamlarız. Bu nedenle söz konusu görevleri, bize daha zor gelen ancak daha fazla potansiyel değer barındıran yeni görevlerden daha tatmin edici buluruz. Yapılacaklar listemizden önce küçük ve kolay işleri seçip aslında daha fazla etki yaratacak büyük projeleri sona bırakmamızın sebebi çoğunlukla budur.
Sürtünmesiz çalışmayı üretkenlikle aynı kefeye koyma hatasına düşmeyin. Örneğin, çeşitlilik barındıran takımlar ortaklaşa çalışarak çoğunlukla daha iyi fikirler ortaya koyarlar ancak gerginliği daha fazla deneyimlerler. Yeni işler sürtünmelerle doludur, bu da tabiatı gereği ilerlemeyi yavaşlatır ve strese neden olur. Böyle durumlarda yaygın bir bilişsel hata olan duygusal akıl yürütme devreye girer ve duygularınızdan aşırı anlamlar çıkarmaya başlarsınız. Mesela, gergin ve baskı altında hissettiğinizde yanlış yönde olduğunuz veya yeterince hızlı ilerlemediğiniz çıkarımında bulunmak buna bir örnek olabilir. Bu olguyu doğru anlamak ve başınıza geldiğinde fark etmeniz oldukça önemli. Üstbiliş (metacognition) ya da diğer bir deyişle düşünme süreçlerinizin farkında olma hali bu tür zihinsel hataları önlemenize yardımcı olabilir.
Her ne kadar siz o an farkında olamasanız da, önemli işleriniz için vaktinde çalışmaya koyulmanız ve işinize elinizden geldiğince stratejik yaklaşmanız yol almanıza yardımcı olacaktır. Sürtünme içeren işlere karşı tahammülünüz arttıkça, erteleme eğiliminiz azalacaktır. Duygu ve düşüncelerinizde inişlere çıkışlara sebebiyet verecek olsa da belirli bir dönem için en yüksek potansiyele sahip olduğunu düşündüğünüz bir göreve her gün vakit ayırmayı ihmal etmeyin.
Çalışma sürelerinizi kısa tutun. Elimizde önemli bir görev olduğunda ya da işimizi geciktirdiğimizde, genellikle tamamlamak için sıkı çalışma maratonlarına ihtiyaç duyduğumuzu sanırız. Bu düşünme şekli çoğu zaman üretkenlik kaybı nedeniyle hissedilen suçluluk duygusunun alevlendirdiği özeleştirilerden beslenir. Ancak gün boyunca zorlayıcı bir görev üzerinde zor bela çalışmak bizi işimizi daha da fazla ertelemeye itecektir.
Bu durumda şu iki stratejiden birini deneyin: (1) Geçiştirdiğiniz her neyse bugün 10 dakikanızı bu işe ayırın ve yarın aynı şeyi tekrarlayın. Bugünden başlayıp az da olsa çalışabilmek, bir işe başlamanın duygusal yükünü hafifletecektir. (2) Bugün işinize 90 dakika ayırın ve vaktinizi bu kadarla kısıtlayın. Eğer derin çalışma için kendinizi yeterince şartlandırmışsanız bu süre hemen hemen her şeyi yapmanıza yetecektir. Bu makul bir hedef. Bu prensibi de benimseyebilirsiniz. Örneğin, toplamda iki saate ulaşana dek her iş günü görevinize ayırdığınız süreye ekstra 10 dakika ekleme gibi bir strateji deneyebilirsiniz. Tıpkı bir dayanıklılık yarışına hazırlanıyormuşsunuz gibi düşünün.
KİŞİSEL GELİŞİM MAKALELERİNDE verilen tavsiyelerin bir sınırının olduğunu kabul etmek önemlidir. Erteleme alışkanlığınız depresyon veya anksiyete gibi süreklilik arz eden ruh sağlığı sorunları ile ilişkiliyse, kanıtlara dayalı bir tedavi görmelisiniz. Diğer bir deyişle, bu durumu tek başınıza düzeltmeye çalışmamalı ve profesyonel destek almalısınız. Modunuz ve kaygı düzeyiniz toparlandıkça, bunalmış ve donuk hissettiğiniz anlar da giderek azalacaktır.
Bu makalede ertelemenin nedenlerini üç kategoriye ayırmış olsam da bu üçü de birbirleriyle ilişki içerisinde. Davranışınız (alışkanlıklarınız ve sistemleriniz), duygularınız ve düşüncelerinizin hepsi birbiriyle bağlantılı. Yani belli başlı görevleri erteleme eğiliminizin asıl sebebi ne olursa olsun, bu yazıda sunduğum stratejilerin her biri odaklanma ya da enerji kaybı yaşadığınız işlerinize daha tutarlı bir yaklaşım benimsemenize yardımcı olacaktır. Bu tavsiyeleri, ertelemeyle mücadelenizde başvurabileceğiniz bir kontrol listesi olarak düşünebilir, farklı seçenekleri deneyimleyerek sizin için en doğru stratejileri bulabilirsiniz.
bluesyemre 
Leave a Reply