bluesyemre

Kişisel ve profesyonel hayatımızda her gün birçok ricada bulunur ve talepler alırız. Bu taleplerin çoğu makul olsa da bazen makul olmayan ricalarla da karşılaşırız. Makul olmayan ricaları karşılamak genellikle mümkün değildir veya olağanüstü çaba gerektirir. Bazı ricalar da zaman ve üslup olarak abes olabilir. Örneğin, bir kişi talepkar ve yukarıdan bir tavırla son dakika bir iş isteyebilir.

Kariyerimin başlarında, alt düzey bir yatırım bankacısı olarak çalışırken yukarıda tarif ettiğim özelliklerde bir talep almıştım. Arkadaşlarımla akşam yemeğine oturmak üzereyken şirketimdeki daha kıdemli bir çalışandan, ertesi sabah bir müşteri toplantısına katılmak üzere iki saat sonra San Francisco’dan Washington D.C.’ye giden bir gece uçuşunda olmam gerektiğini söyleyen bir sesli mesaj aldım. Birazdan bu hikayeye geri döneceğim.

Zaman zaman makul olmayan talepler almamız kaçınılmaz. Araştırmalar bir kadınsanız makul olmayan talepler alma ihtimalinin daha fazla olduğunu gösteriyor. Ben yıllardır pek çok makul olmayan taleple karşılaştım. Bu talepler müşteri, iş arkadaşı, patron, arkadaş veya bir tanıdık gibi tanıdığınız kişilerden gelebildiği gibi size bir şekilde ulaşmayı başarmış veya birinin yönlendirmesiyle tanımadığınız kişilerden gelebilir.

Talebi kimin yaptığından bağımsız olarak, size makul gelmeyen bir isteğe yanıt verirken duruma daha hakim hissetmeniz için altı strateji sunuyorum:

İlişkiyi değerlendirin.

Bir kişiye nasıl yanıt vereceğiniz, yanıt verip vermeyeceğiniz ve talebi ne ölçüde karşılayacağınız, muhtemelen bu kişiyle aranızdaki ilişkiye bağlı olacaktır. Araştırmalara göre, bir talebinizi yerine getiren birinin talebini karşılamak, yani karşılıklılık, kişisel ilişkiler üzerinde iş ilişkilerinden daha güçlü bir etkiye sahip.

Bir yöneticiden veya önemli bir müşteriden gelen bir talebin içerdiği güç dinamiği de talebi gerçekleştirmek için ne kadar baskı hissettiğinizi etkileyebilir (ki bu talebi karşılamanız gerektiği anlamına gelmez).

Eğer tanımadığınız biri size bir şekilde ulaşarak bir talepte bulunmuşsa, kişiyi tanımıyor olmanız, yanıt vermeye karar vermeniz durumunda kibarca reddetmenizi kolaylaştıracaktır.

Meraklı olun.

Diğer kişinin ihtiyaç duyduğunu düşündüğü şeye değil aslında neye ihtiyacı olduğunu anlamak için talebin altında ne yattığına dair açık uçlu sorular sorun. Örneğin ben, gece uçuşuyla toplantıya gitmemi isteyen kıdemli çalışana, “Bu toplantıya katılmam neden önemli?” diye sordum. Müşterinin toplantıda firmadan bir temsilci olmasını istediğini ve kıdemli çalışanın da toplantıda neler olup bittiğine dair bilgi almayı beklediğini öğrendim. Önemli olan buysa, başka birinin benim yerimi alabileceğini biliyordum.

Benzer şekilde, yöneticiniz tüm hafta sonu bir analiz üzerinde çalışmanızı isterse, “Bu analizin size ne göstermesini umuyorsunuz?” diye sorabilirsiniz. Söz konusu analizin aradığı bilgiyi vermeyeceğini ve bu bilginin başka bir kaynaktan daha iyi bulunabileceğini gösterebilirsiniz. Veya yöneticinizin acilen aradığı şey hakkında iyi bir gösterge bulmak için daha kısa zaman alacak bir yöntem olabilir.

Karşınızdaki kişide farkındalık yaratın.

Makul olmayan bir talebin kötü yanı, talepte bulunan kişinin çoğunlukla istediği şeyin mantıksız olduğu konusunda hiçbir fikrinin olmamasıdır. Talebin gerçekleşmesi için yapılması gereken işleri tahmin edemezler veya bu işlerin çalışan, ekip ve diğer iş akışları üzerindeki etkisini göremezler. Basit olduğunu düşündükleri işlerin bitirilmesi günler veya haftalar alabilir ve sandıklarından çok daha fazla çaba gerektirebilir. Bu durum, özellikle yapılan işlerden uzak kalan kıdemli yöneticiler için geçerli olabilir.

İyi bir lider, bir talebin gerçekleştirilmesi için yapılması gereken işler hakkında sorular soracaktır. Ancak bunu yapmazsa hem farkındalığı artırmak hem de onlara bilinçli bir seçim yapma fırsatı vermek için bu bilgileri nazikçe paylaşabilirsiniz. Şuna benzer bir şey söyleyebilirsiniz: “Ekibin bu yeni talep üzerinde çalışması bir hafta sürecek, bu da X’e odaklanamayacağımız anlamına geliyor. Bu yine de yapmamızı istediğiniz bir şey mi?”

Danışmanlık yapan meslektaşlarım da bir projede kapsam dışı büyük işler isteyen müşterileriyle ilgili hikayeler paylaştı. Danışmanlıkta “kapsam kayması” kaçınılmaz olsa da, “Talep ettiğiniz bu ek işi kesinlikle yapabiliriz. Orijinal projemiz kapsamında olmadığı için ek maliyetin ne olacağı konusunda size geri döneyim” şeklinde yanıt verebilirsiniz. Bu geri dönüş incelikli bir şekilde hem ekstra iş hakkında farkındalık yaratır hem de karşı tarafa bir seçenek sunar. Bu zor bir konuşma olabilir, ancak gittikçe daha kolay hale gelen ve yapmaya değer bir konuşma olacaktır.

Sınırlarınız hakkında açık olun.

Bir talep, saygı, iş yaşam dengesi, eşitlik, aile, sağlık, profesyonellik, dürüstlük gibi değerlerinizi ihlal edebilir. Herhangi bir talepten dolayı öfkeli veya rahatsız hissetmeniz değerlerinizden birinin ihmal edildiğinin açık bir işaretidir. Az önce bahsettiğim kıdemli çalışandan iki saat sonraki uçağa binmemi isteyen sesli mesajı aldığımda, saygı ve özerklik değerlerim ile çatıştığı için öfkelenmiştim. Değerleriniz konusunda net olmak, ne yapıp ne yapmayacağınıza ve hatta o işte kalmak isteyip istemediğinize karar vermenize yardımcı olabilir.

Makul olmayan taleplere ek olarak, tamamen uygunsuz talepler de vardır. Önceki bir işimde, bir iş arkadaşımdan başka birinin çalışmasını sunması istenmişti. Sebebiyse çalışmayı hazırlayan kişinin anadilinin İngilizce olmamasıydı. Duyduğum başka bir hikayede, bir çalışan hastanede ağır bir hastalıktan dolayı yatarken patronu nasıl olduğunu dahi sormadan “Dizüstü bilgisayarını alıp şu birkaç işi bitirebilir misin?” demiş.

Bu talepler uygunsuz olsa da iyi tarafından bakarsak, hayır demek çok daha kolaydır. Yukarıdaki sunumla ilgili durumda kişi şöyle diyebilir: “Başka birinin çalışmasını benim sunmamın doğru olmadığını düşünüyorum. Bunu yapmak onu görünürlük ve gelişim fırsatından mahrum edecek ve firmanın KSS hedeflerine ters düşecek. Hem bunlar beklediğiniz faydalardan çok daha ağır basıyor hem de bunu gerçekten istediğinizi düşünmüyorum.” (Bu son kısım sayesinde diğer kişiyi küçük düşürmemiş olursunuz).

Alternatif çözümler önerin.

Washington D.C.’deki müşteri toplantısına firmayı temsil etmek ve kıdemli çalışanı bilgilendirmek için katılmam istendiğinde başka bir çözüm buldum ve departmanımızdaki yaz stajyerini aradım. Bu stajyer iyi öğrenme deneyimleri arıyordu, kapasitesi vardı, müşteriden sadece kısa bir tren yolculuğu mesafesindeydi ve toplantıya katılmak istiyordu. İşte! Sorun çözülmüştü. Bunu yaptığım için tepki çekmediğimi söyleyemem ancak patronumun talebini gerçekten kimin yerine getirmesi gerektiğine dair varsayımına meydan okumuş oldum. Bunu yapmam aynı zamanda, bazen ilk akla gelen çözümden farklı (ve daha iyi) çözümler olduğu ve belki de farklı çözümlerin artı ve eksilerini daha iyi tartabileceği konusunda patronumun farkındalığını artırdı.

Birden fazla kez aldığım başka bir tür makul olmayan talep de tanımadığım birinden, “Seninle yarın sabah 9’da kariyer tavsiyesi almak için bir saatlik bir toplantı yapmak istiyorum” ifadesinin farklı versiyonlarıyla kulağa küstahça gelen e-postalardır. İlk olarak, bir saat çok uzun bir süre. İkincisi, çoğu meşgul çalışan gibi yakın dönem takvimim oldukça dolu, bu yüzden bir anda müsait olmamı beklemek biraz cüretkar. Üçüncüsü, yazma tarzı yardım isteyen biri için oldukça talepkar. Bu tür kötü kurgulanan taleplere yanıt verdiğim zaman (bazen yanıt bile vermiyorum) şunun gibi bir şey söyleyerek isteklerini reddediyorum: “Genellikle haftalar öncesinden randevu ayarlıyorum, bu yüzden bu kadar kısa süre içinde görüşemeyiz. Size yardımcı olabileceğini düşündüğüm kaynaklara ait birkaç bağlantı gönderiyorum.”

Bir dahaki sefere neyin işe yarayacağını belirtin.

Talebin makul olmayan kısmı bir dahaki sefere daha makul hale getirilebilecek bir şeyse bunu diğer kişiye bildirin. Bu şekilde nazik ama doğrudan bir geribildirim vererek gelecekte daha olumlu etkileşimler sağlayabilirsiniz. Örneğin, “Bir dahaki sefere bana daha önceden haber verirseniz, bu raporda aradığınız ayrıntı düzeyini size sağlayabiliriz” veya “Pazartesi sabahları yapılan bir sonraki çalışan toplantısı için neye ihtiyacınız olduğunu cuma öğleden sonrayı beklemek yerine haftanın başında bana bildirirseniz, gereksiz yere son dakika ve hafta sonu çalışmaktan kaçınmamıza yardımcı olursunuz.” diyebilirsiniz.

Makul olmayan ricaları, üzerinde kontrolünüzün olmadığı durumlar olarak görmeyin. Yukarıdaki stratejileri kullanmak, daha etkili bir şekilde yanıt vermenize ve daha güçlü hissetmenize yardımcı olabilir.

https://hbrturkiye.com/blog/makul-olmayan-bir-ricaya-nasil-cevap-verebilirsiniz