Posted by: bluesyemre | July 7, 2022

İletişim Becerisi Kazanmak

İletişim, aile, arkadaş, iş hayatındaki kişiler başta olmak üzere hayatın her alanında kullanılan en önemli etkileşim yoludur. İletişimin üslubu, dili, şekli, seviyesi etkileşim içinde bulunanları farklı açılardan etkiler. Ayrıca, etkileşimde bulunanların anlatılanları anlamasının yolu da iletişimden geçer. İş hayatında sürekli iletişim halinde olmak zorundalığı ve aktarılanların algılandığı kadar anlaşılmak bir gerçektir. İş hayatında, içinde bulunduğumuz projeler, yaptığımız işler gibi pek çok konuyu/durumu birilerine (yönetici, paydaş, müşteri gibi) aktarmak durumundayız. Bu yazı, iş hayatındaki iletişimin nasıl bir zeminde yapılmasını ve ne seviyede bir aktarım yapılmasını çok yönlü bir şekilde ortaya koymaya çalışıyor. 

İletişim nedir?

Türk Dil Kurumu (TDK) iletişimi, “Duygu, düşünce veya bilgilerin akla gelebilecek her türlü yolla başkalarına aktarılması, bildirişim, haberleşme, komünikasyon” olarak tanımlıyor. Bu tanımdan hareketle, iş hayatındaki iletişim, iş hayatındaki tezahürüne indirgeyecek olursak; iş hayatında bilgi birikimini, iş yapış şekillerini, kurumsal kültürü ve hafızayı, iş problemlerini, kurulu sistemleri vb. çalışanlara, paydaşlara, iç müşterilere veya teknolojik sistemlere her türlü yolla aktarılması diye tanımlanabilir. Bir operasyonel ekibinin yaşadığı problemi, problem çözen ekibe anlatması, satış danışmanın bir müşteriye ürünün inceliklerinin anlatması, üst düzey yöneticilerin talep ve isteklerini astlarına aktarması veya problem çözümü için geliştirilen algoritmanın geliştirici tarafından sisteme adapte edecek çalışanlara aktarılması farklı seviyelerdeki iletişim örnekleri olarak verilebilir. 

İş Hayatında İletişim Gücü Kazanmak

İş hayatındaki bir çalışan, çok yönlü iletişim halindedir; yönetici, takım arkadaşları, müşterisi, proje paydaşları gibi çalışanın iletişimde bulunduğu üslup, dil, seviye karşısındaki kişiye ve aktarılan konuya göre değişkenlik gösterir. Teknik bir konu aktarılırken kullanılan dil terimlerle güçlendirilirken aktarılan kişilerin bilgi seviyelerine göre yapılan açıklamalar ise basit, yalın, açık şekilde yapılabilir. İş hayatındaki iletişimi güçlü kurabilmek için edinilmesi gereken iki temel özellik bulunmaktadır: İletişim zemini ve Aktarımın seviyesi. Rahat ve güvenli bir iletişim zeminiyle karşının zeka, bilgi birikim, deneyim ve kültürünü dikkate alarak belirlenen aktarımın seviyesi, sürdürülebilir ve anlaşılabilir iletişimi garanti kılar. Bu iki özellikten yoksun iletişimde aktarılmak istenilen konunun tam olarak karşı tarafın idrakinden emin olunamaz. Dolaylı olarak iş sonuçları pozitif veya negatif bir etkiyle ortaya çıkar. 

İletişimin Zemini. Aktarılacak konu ne olursa olsun iletişimin zemini rahat olmalı. Yani, kullanılan üslup yumuşak, kasıntıdan uzak bir tavırla aktarım gerçekleşmeli. İletişim ortamında tarafların kendini rahat hissedeceği, anlaşılmayan noktaların rahatlıkla sorabileceği bir zemin kurgulanmalı. Rahat bir ortamın sağlanmasından sonra iletişim zeminin sağlam olabilmesi için ortamdaki bireylerin kendilerini güvenli bir ortamda hissetmeleri de kritiktir. İletişimde bulunan kişinin karşıya bir güven sunması ve ortamdaki bireylerin fikirlerini, bilgilerini, tecrübelerini çekinmeden ifade etmesine olanak tanır.  Ancak böyle bir kurguda karşıyla düzgün iletişim zemini kurulabilir. Monologdan uzak interaktif bir yaklaşımla etkileşimde bulunabilir. 

Aktarımın seviyesi. İletişim zemini uygun bir şekilde kurulduğunda, aktarılan konunun tam olarak iletildiğinden emin olabilmek için karşının anlama yetisine göre anlatımın yapılması mühimdir. Aktarımın seviyesi, karşının zekâ, görgü, bilgi birikimi gibi pek çok bileşene göre orantılı olmalıdır. Çok teknik kelimeler kullanarak yapılan iletişimin karşıyı sıkma, ilgisinin dağılmasına sebep olabilir. Örneğin; üst düzey yöneticilere yapılacak bir anlatımı teknik terimlerden uzak bir şekilde sadece onların bilmesi gereken seviyeye göre yapılması gerekir. Bilindiği üzere, farklı örgüt düzeylerinde gereken yetenek seviyesi farklılaşmaktadır (bakınız Şekil 1). En alt seviyedeki yönetici daha çok teknik bilgi yeteneklerine ihtiyaç duyarken, en üst seviyedeki yöneticinin bu seviyede bilmesine gerek yoktur. Bu tip yöneticilerin KPI (key performance indicator) sonuçları, finansal getiriler, götürüler gibi genel resmi gösterecek seviyede bilmesi yeterlidir. Burada kısacası, örgütün alt seviyesi işin nasılı ile ilgilenirken üst seviye ne olduğuna odaklanırlar. İletişimde bulunurken aktarım seviyesini uygun bir şekilde ayarlayabilmek,  zaman tasarrufu yapmadan verimli iş yapmaya kadar yarar sağlayabilir.

Şekil 1. Örgüt düzeylerine göre yetenek seviyesi

Diğer yandan, anlatılan konunun teknik detaylarına hâkim bir toplulukla iletişimde bulunurken teknik kelimelerin en ince ayrıntıda kullanılması uygun olabilir. Bir diğer deyişle, Şekil 1’e göre en alt kademede olan kişilerle iletişimde bulunurken, teknik terimlerin kullanılmasıdır denilebilir. İletişimde bulunan kitlenin özelliklere bağlı olarak aktarım seviyesi değişkenlik göstermesine rağmen, genellikle mümkün olduğunca örneklendirip anlatım yapmak soyut terimlerin kafada netleşmesine imkân sağlayacaktır. 

Öte yandan anlatıcının da konuya hâkim olup olmadığı önemlidir. Çünkü eğer o da aktaracağı konuyu tam anlamışsa, aktarımı sınırlı ve karmaşık olacaktır. Burada Albert Eistein’in “Eğer bir şeyi basitçe anlatamıyorsanız, onu tam anlamıyla anlamamışınız demektir” sözünü hatırlamak gerekiyor. İş hayatında hemen herkes birilerine bir şeyler aktarıyor ancak aktarımın ayrı bir yetenek olduğu ve geliştirebilir olduğu unutulmamalıdır. Richard Feynman’ın geliştirdiği Feynman tekniği kullanılarak kişi aktarım yeteneğini geliştirebilir. 

İletişimde Karşılaşılan Zorlukları Aşmak

Her ne kadar yukarıda tarifi verilen şeklinde bir iletişim ortamı hazırlansa da insan faktöründen dolayı pek çok zorlukla karşılaşılması mümkündür. Ego, kibir, kültür farklılıkları gibi insana has özellikler iletişim ortamlarını sürdürülebilir kılmayabilir. Çıkar çatışmaları bulunan, kıskançlık, kıyas odaklı yaklaşım sergileyen ya da sabit fikirlere sahip olması (fixed mindset) ile konfor alanını terk etmek istemeyen insanlar bu ortamı zorlamak için farkında olarak veya olmayarak ortamı zorlayabilir. İletişimde bulunanların enerjisini, hevesini, isteğini kırabilir. Bu tip insanlar genellikle beklenen yetkinlere sahip olmayan, değişime direnç gösteren, kendinden sonra gelip yetişenleri kendine tehdit olarak gören, popülaritesini yitirmek istemeyen (hep ona sorulsun isteyenler) kişilerdir. Dolayısıyla yenilikçi ya da sürekli gelişimi temel alan yapıyla sürekli bir çıkar çatışması halindedirler. Tüm iş akışlarını ve süreçleri kendilerine bağlayan, bildiklerini açıkça paylaşmayan bu kişilerle iletişimde bulunmanın zorluğu, firmanın olası gelişmesi veya genişlemesine de engel olabilir. 

İletişimde zorlukları aşabilmek için sorgulayıcı bir şekilde aktarımı yapmak etkili olabilir. Sorgulayıcı aktarım, iletişimde bulunan kişilere sorular yönelterek asıl problemin nasıl çözülebileceğini karşılıklı olarak sorgulamayı baz alan bir yaklaşımdır. Yani, aktarım yapanın sürekli sorular sorarak olması gerekene katılımcıları dönüştürdüğü, çıkar çatışmalarının gölgede kaldığı, mesleki körlüklerden arındırıldığı bir ortamda iletişimin gerçekleştirilmesidir.  İletişimde bulunurken, karşıyı düşündürmek, neden bu çözümün daha doğru olduğunu onlarla birlikte keşfetmek ya da bu çözümün eksikliklerinin ne olduğunu beraber belirlemek, mevcut çözümden nasıl farklılaştığını birlikte çıkarmak için derinlemesine yapılan soru, fikir ve düşünce yaklaşımlarıyla irdelemek, karşının da içinde bulunacağı bir uzlaşma ortamı kurabilmek iletişim zorluğunu bir nebze de olsa azaltacaktır. Dolayısıyla, uzlaşmayı benimseyen bir yaklaşımla tanımlanan iletişim zemini üzerinde doğrudan verilen (yargılayıcı, kesin hüküm veren kararlardan ziyade) kararları daha mantıklı boyutlara evirmek mümkündür. 

İletişimde Eğitimin Önemi

Bu noktada eğitimin önemine vurgu yapmadan geçmek olmaz. Özellikle üniversite eğitiminde gözlemleyebildiğim kadarıyla bireysel olarak yetiştirilen kişiler olduğu gibi grup çalışmasıyla yoğrulup yetiştirilen kişiler de bulunmaktadır. Projelerin, ödevlerin sürekli olarak bireysel verildiği yaklaşımıyla yetişenlerin genellikle kendi çıkarlarına, amaçlarına hizmet ettiği ve etkileşimde bulunduklarında ise iletişimde sahicilikten uzak kaldığını gözlemliyorum. Diğer yandan, aldığı derslerin projesinde grup olarak çalışmaya başlayan kişilerin erken dönemlerde iletişim becerilerini geliştirdiğini ve iş hayatına daha rahat adapte olduğunu görüyorum. Sanırım, aldıkları onca dersin projesinde çok farklı gruplarda çok farklı niteliklerde, görgülerde, kültürlerde insanlarla birlikte çalışmak bu rahat adaptasyonu gösteriyor. Gençlik yıllarında, olabilecek iletişim sorunlarına maruz kalıyorlar ve gelişiyorlar. 

İstanbul Teknik Üniversitesi (İTÜ) İşletme Mühendisliği (yüksek lisans ve doktora) eğitimi alan biri olarak, bu bölümde hemen hemen tüm derslerde grup çalışmasıyla projeler veriliyor ve grup olarak değerlendiriliyor. Dolayısıyla, ortaya çıkan sonuç da tüm grup bireylerini etkilemektedir. Kişilere erken dönemde grup üyelerinin sorumluluğunu almayı da öğreten bir yaklaşım. Ülkemizde, İTÜ İşletme Mühendisliği gibi yaklaşım uygulayan eminim birçok üniversite vardır. Bu tip eğitim veren kurumların değeri iş hayatında dolaylı olarak gözlenir. Bu kurumların yetiştirmiş olduğu kişiler, iş hayatında kendilerini, durumları, problemleri ve olayları daha iyi ifade etmekte ve uygun bir şekilde çözümler, yaklaşımlar getiririyor. Bu da firmaya, iş verene dolaylı bir katkı, verimlilik, esneklik sağlıyor. 

Sonuç olarak, iş hayatındaki iletişimin sürdürülebilir olması, uygun bir iletişimin zemini ve aktarım seviyesinin olmasıyla mümkündür. İletişimin ana unsuru insan olduğu için iletişimin pürüzsüz bir şekilde sürdürülebilmesi için eğitimin de kritik bir önemi vardır.

https://hbrturkiye.com/blog/iletisim-becerisi-kazanmak


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Categories

%d bloggers like this: