bluesyemre

Birkaç iş arkadaşınız ve patronunuzla yaptığınız sanal bir toplantıda, üzerine yoğun çalıştığınız bir proje hakkında tartıştığınızı hayal edin. Paylaşacak düşünceleriniz olsa da fazla konuşma olduğundan dolayı araya giremiyorsunuz. Toplantının sonuna kadar söz yöneticiniz ve iş arkadaşlarınız arasında dönüp duruyor. Niyetinize rağmen kibarca araya giremiyorsunuz. Fikirlerinizi öne süremediğiniz için yenilmiş hissedip kendinize kızarak vazgeçiyorsunuz.

Bu yaygın bir durumdur, özellikle de dağınık ekipler çağında. Uzaktan çalışma faydaları olsa da bazı zorluklar da yaratabilir. Araştırmalara göre sanal iletişim işbirliğinin daha kapalı olmasına neden oldu ve yeni fikirlerin üretimini azalttı. Bu etki bazı gruplar için daha da fazla. Bin yüz çalışanla yapılan bir ankette kadınların yüzde 45’i sanal toplantılarda söz almakta zorlandıklarını, beşte biriyse iş arkadaşları tarafından göz ardı edildiklerini belirtti.

Bir spor şirketinde pazarlama müdürü olan danışanım Heidi, ekibi ofisten çalışmaya geçip kendi evden çalışmaya devam ettiği sırada zorlukla karşılaştı. Konuyla ilgili derin uzmanlık bilgisine rağmen Heidi çok fazla düşünüyor ve yüksek değerli bir katkı sunmak için kendine fazla baskı uyguluyordu. Bu da onu konuşmaktan alıkoyuyordu. Heidi aynı zamanda oldukça kibardı. Hiçbir zaman ısrarcı veya kaba görünmek istemiyordu. Bu eğilimler uzakta olmakla birleşince Heidi’ye terfi verilmedi. Çünkü akranları kadar görülüp duyulmamıştı.

Sanal bir toplantıda söz almak için birçok sebep olabilir. Bir bakış açısı sunuyor, bir güncelleme sağlıyor, bir algıyı düzeltiyor, bir konuda netlik getirilmesini istiyor veya ekibinizin doğru yolda kalmasını sağlamak istiyor olabilirsiniz. Aşağıda sanal toplantılarda söz almak konusunda sizle bazı fikirler paylaşıyorum.

İlginizi gösterin.

Bir çalışan iş saatlerinin ortalama yarısını toplantılarda geçirir. Bu da paylaşacak bir fikriniz olduğunda dikkati kendinize çekme konusunda yeni yollarda uzmanlaşmanın önemini gösteriyor. Digital Body Language: How to Build Trust and Connection No Matter The Distance kitabının yazarı Erica Dhawan’a göre “özellikle dijital kanallardaki iletişim artık yumuşak bir beceri değildir. Bu başarınızı belirleyen yeni bir güç becerisidir.”

Fark edilmek zorlu olabilir. Özellikle de yüz yüze sözsüz iletişim ipuçları kısıtlı olduğunda. Gidişatı bozuyor görünmemek adına katkı yapma isteğinizi şu şekillerde gösterebilirsiniz:

• Toplantı programında “el kaldır” özelliğini kullanın.
• Mikrofonunuzun sesini açın veya kameranız açık değilse kameranızı açın.
• Sohbet kısmında söz almak istediğinizi yazın.
• Kamerada elinizi kaldırın.

Toplantı yöneticisiyle önceden konuşun.

Önceden hazırlık yaparak araya girme zorunluluğunu tamamen ortadan kaldırabilirsiniz. Video toplantısından önce gündemi gözden geçirin ve toplantı yöneticisine ne noktada katkı yapmak istediğinizi söyleyin. Böylece yönetici uygun zamanda size sözü devredecektir.

Bu yaklaşımın iki faydalı yan etkisi vardır. Birinci olarak, görüşünüzü belirtme konusunda sorumluluk alırsınız, çünkü sözün size verileceğini biliyorsunuzdur. İkinci olarak, toplantı yöneticisinin bakış açınızı öğrenmek için sözü size vermesi sizi daha güçlü bir konuma getirir.

Doğal geçiş noktalarını yakalayın.

Sanal toplantılarda iki kişinin aynı anda konuşması sık görülebilir ve sinir bozucudur. Gündem konuları arasındaki geçiş noktalarını yakalamanız hem sizin hem de diğer kişiler açısından daha sorunsuz bir geçiş sağlar. Ancak, bunu yüz yüze toplantılarda yaptığınızdan daha hızlı yapmalısınız. Şu gibi cümleler kullanabilirsiniz:

• Bu çok önemli bir nokta. Devam etmeden önce şunu eklemek istiyorum…
• Aslında bu noktada söylemek istediğim bir şey var…
• Bunu gündeme getirdiğinize sevindim. Şunu eklemek istiyorum…

Zaten söz alıp konuştuysanız veya sizden daha kıdemli birinin sözünü kesecekseniz soru sorarak araya girebilirsiniz. Örneğin, “Sakıncası yoksa burada araya girebilir miyim? Tam da bu söylediğinizin üzerine belirtmek istediğim bir fikir var.” veya “Bahsettiğiniz noktaya dair bir şey paylaşabilir miyim?” Bu şekilde izin istemek zayıf olduğunuzu göstermez. Düşünceli olduğunuzu ve diğer insanları önemsediğinizi gösterir.

Kısa konuşun.

Sözü aldıktan sonra olabildiğince özlü konuşun. Araya girme sebebinizi belirterek başlayın. Örneğin, “Bu stratejimiz için kilit bir veri noktası”. Sözünüzü bitirdikten sonra sırayı kibarca toplantı yöneticisine veya bir sonraki konuşmacıya devredin. Örneğin, “Araya girmeme izin verdiğiniz için teşekkür ederim. Sözü tekrar size bırakıyorum.”

Gerektiğinde ısrarcı olun.

Bazen gereğinden fazla konuşan birinden sözü almanız gerekir. Bu gibi durumlarda uygulayabileceğiniz bir strateji bozuk plak tekniğidir: bir sözcüğü veya söz öbeğini sakin bir ses tonuyla tekrarlayın. Mesela kişinin ismini tekrarlayın: “John, John, John – burada araya girebilir miyim?” veya “ilerlememiz gerekiyor.”

Fazla uzun konuşan bir iş arkadaşınızı yeniden yönlendirerek de araya girebilirsiniz: “Bunun bizim konumuzla nasıl bir ilgisi olduğundan emin değilim. Bağlantıyı açıklayabilir misin?” veya “Yaklaşımını bir cümlede özetlemen gerekse ne söylerdin?”

Sanal toplantılarda araya girmek başta doğal hissettirmeyebilir, ancak bu geliştirmeye değer bir beceridir. Öyle ki 2022’de Journal of Applied Psychology’de yayımlanan bir çalışmaya göre “kendinden emin ve net konuşan çalışanlar, ekip çalışmasında lider olarak görülüyor. Böylece ekiplerinde ve kurumlarında daha fazla olumlu katkıda bulunma ve kariyerlerinde ilerleme şansı elde ediyorlar.”

Buradaki stratejileri kullanarak daha güçlü bir şekilde ve daha az utançla görüşünüzü belirtmeye başlayın.

https://hbrturkiye.com/blog/sanal-toplantilarda-etkili-bir-sekilde-soz-almak