Vallia Energy CEO’su Sean Lewis, telefonundaki mesajlaşma ekranına baktı. Mesajına bir an önce bir yanıt gelmesini dönmesini sabırsızlıkla bekliyordu.
“OFİSE GERİ DÖNÜYORUZ NOTUNU GÖNDERME!” diye yazmıştı Sean, kurumsal alanlardan sorumlu kıdemli başkan yardımcısı Joan Flores’a. Haftalardır Joan ile birlikte, petrol ve gaz şirketinin Oklahoma şehrindeki genel merkezinde çalışan 3 bin 200 kişiyle ilgili ofise dönme planları yapıyorlardı. İki buçuk yılı aşkın süre önce, Covid-19 pandemisinin başlangıcında, bu çalışanlar (işgücünün yaklaşık olarak yüzde 65’i) uzaktan çalışmaya geçmişti. Bazıları gönüllü olarak ofise geri dönse de Sean diğer rakiplerinden farklı şekilde herkesin dönmesini zorunlu kılmamıştı. Şimdilerde aşı ve tedavi yaygın olduğundan genel merkez çalışanlarını geri çağırmak için uygun bir zaman gibi görünüyordu. Pandemi döneminde herkes verimli çalışmıştı fakat Sean, Vallia’nın işbirliği ruhunu bunun sonucunda da inovasyon kabiliyetini kaybedeceğinden endişeleniyordu.1
Sean ayrıca Vallia’nın petrol kuyularında ve off-shore operasyonlarında çalışıp sürekli sahada olan petrol işçilerinin artan memnuniyetsizlikleri konusunda da kaygılıydı. Bu çalışanların çoğu merkez ofisteki “takım elbiselilere” karşı alaycı bir tavır içindeydi. Pek çoğu aşı da yaptırmıştı fakat bazıları, pandeminin ciddiyetinin fazla abartıldığını düşündüğü için ofis çalışanlarının neden bu kadar uzun süre uzaktan çalıştığını anlamıyordu. Petrol işçileri, bu uygulamayı çifte standart olarak algılayıp söylenmeye başladılar: İş arkadaşları aileleriyle birlikte evde olmanın keyfini sürerken, onlar haftalar boyunca ara vermeksizin sahada çalışıyorlardı.
Sean ve Joan pandemi öncesi “normal”e geri dönmek için çalışma düzeninde değişiklik yapacaklarını hiç düşünmemişlerdi. Ancak ofiste olma işbirliği ile iş esnekliğini dengede tutabilecek bir yol bulmak istediler. Birkaç hatalı başlangıç sonrasında hibrit bir çözümde uzlaştılar: Bütün çalışanların haftada dört gün ofise dönmesi gerekiyordu ve insanlar muafiyet talep etme özgürlüğüne sahipti.
Süreç boyunca Joan neşeli ve sabırlıydı, Sean ise bu son dakika yaptıkları U dönüşü konusunda nasıl tepki vereceğini bilemiyordu. Sean, Joan’un attığı mesajı gördüğünde rahat bir nefes aldı: “Elbette, Sean. Not yarın sabah 10’da gönderilecekti. İptal edeceğim. Sabah bunu konuşalım, olur mu?” Sean başparmak ifadesi gönderdi fakat üzülmüştü. Yine en başa dönmüş gibi hissediyordu.
PLANI YENİDEN DÜŞÜNMEK
“Ne oldu?” diye sordu Joan. Sean’la Scissortail Park’taki yemek kamyonlarının orada buluşmuşlardı.
“Jim bana e-posta göndermiş” diye cevapladı Sean, insan kaynakları direktörü olan Jim Bank’i kastederek. “Birinin şirket sayfasında, anket sorusuna yönlendiren bir bağlantı paylaştığını fark etmiş. Anket şu şekilde: Zorunlu olarak ofise döndüğünüzü düşünün. Ne yaparsınız? Üç yanıttan birini seçebilirsiniz. (1) Bu anketle uğraşacak vaktim yok çünkü özgeçmişimi düzenlemeye başladım bile; (2) Primler ödendikten sonra geçeceği iş çoktan belli; (3) Sörf yapmak için Hawaii’ye taşınacağım.”
“Yapma Sean, bu anket hiçbir anlama gelmiyor” diye yanıtladı Joan. “Sadece bir şaka!”
“Belki” dedi Sean. “Ama kafama takıldı işte. İşgücü piyasası hiç bu kadar zor durumda olmamıştı ve pek çok insan artık evden çalışmayı seviyor. Yeni planı kabul etmek yerine ya istifa etmeyi tercih ederlerse?2 Bu riski göze alamayız. Vallia’yı hem dijital hem de yapay zeka odaklı bir yapıya taşımaya ve fosil yakıtları çeşitlendirerek 21. yüzyıla uyarlamaya çalışıyorum. En iyi çalışanlarımızı kaybedersek ve yerine başkalarını alamazsak işler rayından çıkabilir.”
“Genel merkez özelinde ofise dönüş konusunda başka yaklaşımlar düşündük” diye hatırlattı Joan.3 Sean ile plan yapmaya başladıklarında herkesin haftada iki ya da üç gün ofiste olması gerektiğini düşünmüşlerdi. Ancak şirket, pandeminin başlarında binalarından birini tıbbi testler yapan bir girişime kiralayarak gayrimenkul ayak izini azaltmıştı. Vallia’nın elinde kalan alana dönen çalışanları için Joan, “paylaşımlı masa” ya da çalışanların ihtiyacı olduğunda masaları kullanabileceği serbest çalışma sistemi önermişti. Bu fikir ani bir geri tepme yarattı: Pek çok insan kalıcı bir iş alanı istiyordu.
Joan çalışanlara paylaşımlı ama özel bir masa ya da ofis vermeyi önerdi, online bir araç sayesinde herkes iş arkadaşının hangi günler orada olacağını görebilecekti. Ancak bazı çalışanlar iş alanlarını paylaşmaya karşı çıktı. Aslında çoğu departman yöneticisi, Sean’a eğer haftada birkaç gün evden çalışmak özel ofislerini kaybetmeleri anlamına gelecekse işe her gün gelmeyi tercih edeceklerini söylemişti. İnsanlar, Vallia’nın herkes için ortak bir takvimi olmadığı sürece doğal işbirliğinin yararlarını da kaybedeceğine işaret ediyordu.
Sean ve Joan bu endişelerle planı tekrar değiştirdiler. Kiracıyla kira sözleşmesini sonlandırıp bütün çalışanları haftada dört gün geri getirmeyi planlamışlardı. İkisi de bu karardan emindi, ta ki Sean sözde anketi görene kadar.
“Herkesi mutlu edemeyiz” dedi Joan. “İnsanların onları geri getirdiğimiz için istifa edeceğinden endişelenmen doğal. Ancak insanları, özellikle de yeni işe başlayanları ve gençleri uzaktan çalıştırmaya devam edersek ilgisizlikten yitip gidebileceklerini de düşünmek zorundayız.”4
Sean, özellikle de gelecek nesilden çalışanlarıyla iletişimde olmaktan gurur duyuyordu. İş uzmanları enerji sektörüne, yaklaşan emeklilik dalgası sonucu gerçekleşecek “büyük ekip değişimi” için yıllardır hazır olmalarını öğütlüyordu. Petrol şirketleri, genç çalışanlara, özellikle de çok talep edilen mühendislere ve diğer teknik yetenekleri olan insanlara hoş görünmek için “kirli” sektör ve eski moda olma ününü üzerinden atmaya çalışıyordu. Sean, Vallia’nın dijital dönüşümüne ve bu çabanın karbon ve metan emisyonunu azaltmasına ayrıca yanma yöntemini ortadan kaldırmasına vurgu yapıyordu. Şirket, Sean’ın liderliğinde ilgisini işgücünü çeşitlendirmek, toplumdaki kapsayıcılık ve eşitlik programlarını desteklemek konularına da yöneltmişti.
“Demek istediğim” diye devam etti Joan. “Zaman geçtikçe fiziksel olarak hiç bir araya gelemezsek ne olacak? Güven, takım çalışması, bilgi aktarımı, aidiyet hissetme… Bunların hepsi kaybetmekten korktuğum şeyler.”
“Hiç demiyorum” diye cevap verdi Sean. “Sadece henüz değil diyorum. Bunu aceleye getirmek zorunda değiliz.”
Joan tekrar konuşmadan önce ikili bir süre sessizlik içinde oturdu.
“Merak ediyorum, anketteki en popüler cevap hangisiydi?”
“Sörfe gitmek” dedi Sean ruhsuzca gülümseyerek.
DIŞ BASKI
Daha sonra Sean, ofisinde yerel ticaret odası başkanı olan Dean Johnson ile bir telefon görüşmesi yaptı.
“Dean, ben de senle görüşmeyi umuyordum.”
“Merhaba, Sean. Sesin iyi geliyor. Şaşırdım, aklını kaybedip Vallia’nın genel merkeze geri dönüşünü iptal etmişsin diye duydum.”
“İptal etmedim” dedi Sean gülerek. “Erteledim.”
“Oklahoma iş dünyasının sesi olarak ne kadar hayal kırıklığına uğradığımı biliyorsun” diye yanıtladı Dean. “Buradaki güvenilir işverenlerden birisin, ayrıca çalışanların düzinelerce küçük işletmenin ana müşterileri konumunda.”5
“Biliyorum Dean.” Vallia’nın varlığı, bir zamanlar durgun olan bu metropolün ülkenin en büyük 25 şehri arasına girmesine yardımcı olmuştu. “Ancak işgücümüzün uzun soluklu ve sürdürülebilir olması için kafa yormalıyım” diye devam etti Sean. “Eğer bütün çalışanlarım istifa ederse ve 10 bin dolar için Tulsa’ya taşınırlarsa bu kimseye fayda sağlamaz.” Yakınlardaki bir şehrin uzaktan çalışanları cezbetmek için sunduğu nakit teşviğinden bahsediyordu.
“Anlıyorum fakat şehir merkezindeki ve ticaret odasındaki insanlar, ofisleriniz boş kalırsa Oklahoma şehrinin bu durumla başa çıkabileceğinden emin değil.” İki adam da Wall Street Journal’da çıkan, uzaktan çalışmanın pek çok şehre, şehir merkezlerinde vergi tabanının düşmesiyle kredi riski oluşturduğunu söyleyen haberin farkındaydı. “Toplumun senin çalışanlarını geri çağırmana ihtiyacı var.”6
FARKLI GÖRÜŞLER
Ertesi gün, Sean üst düzey yöneticileri sanal bir toplantıda bir araya getirdi ve onlara en azından gelecek üç ay için her yerden çalışma modeliyle devam etmeyi düşündüğünü söyledi. Herkesin ofise geri dönüş planı için istekli olduğunu anlıyordu ancak hızlı davranıp hata yapmaktansa beklemeyi tercih ettiğini ifade etti. Buna karşılık ekran aniden el kaldırma işaretleriyle dolmuştu.
“Binamızın kredi ödemeleri hâlâ devam ediyor ve ofisleri hazırda tutmak için para harcıyoruz” dedi muhasebe direktörü Jake Brown. “En azından bundan daha fazla fayda sağlamalıyız. Belki binayı tıbbi deney şirketine kiralamaya devam edebiliriz ya da etkinlikler veya konferanslar için kiralayabiliriz?”
“Şu an önceliğim bizim çalışanlarımız” dedi Sean. “Ama boş ofisi başka bir şirkete devretmeyeceğimiz ve işe döneceğimiz zaman kontrolü geri alabileceğimiz bir gelir elde etme yolu varsa sizi dinliyorum.”
İdari rollerden sorumlu Janet Stritikus başka bir fikir paylaştı: “Ekibimdeki pek çok insan uzun süredir uzaktan çalışıyor ama her üç ayda bir eğitim, iletişim kurmak ve en iyi uygulamaları paylaşmak için bir araya geliyoruz. Yöneticilerin işbirliği gerektiren projelere yönelik ofis günlerini zorunlu tutmasına ne dersiniz?
“Harika düşündün” dedi Sean. “Bu güzel bir başlangıç olur.”
Jeoloji departmanı direktörü Bill French sözü aldı: “İşgücümüzü güçlendirmeye ve yeni nesilden insanları işe almaya çalışıyoruz. Bu da yeni bir kültür oluşturmak anlamına geliyor. Kimse birbirini tanımıyorken bunu nasıl yapabiliriz?”7
“Ben de bundan endişeleniyorum” diye cevap verdi Sean. “Bizi birbirimize bağlayan şeyleri korumak durumundayız fakat yeni işe başlayanlar ofise gelmeye zorlanmak istemiyor.”
“Sahada çalışan ekibim, diğerlerinin üstüne bu kadar düşmenizi iyi karşılamıyor” diyerek petrol sahası ve off-shore çalışanlarından sorumlu direktör Ted Petersen araya girdi. “Ofis çalışanları evlerinden çalışırken kendi yaşadıkları zorluklara içerliyorlar.”
“Bunun kalıcı olmadığını unutmayalım” diye yanıtladı Sean. “Kısa süreçte üstlenici sayımızı artırmak için bütçeyi genişletebiliriz. Böylece kadrolu çalışanlarımızın bunun daha adil olduğunu düşünmeleri için esneklik kazanmış oluruz.”
“Pekâlâ, ama sonsuza kadar belirsizlikte kalamayız” dedi Ted kızgın bir sesle. “Neyin doğru olduğundan emin olmayabiliriz ama bir noktada zor kararlar almak zorundayız.”
Yükselen tansiyonu hisseden Sean toplantıyı bitirdi. “Joan ve ben çalışmaya başlayıp planı kısa sürede netleştireceğiz” dedi. Toplantıyı bitirirken Joan’un ona mesajla endişeli bir surat gönderdiğini fark etti. “Şaka yapmıyorum” diye yanıtladı.
Vallia ofiste ve uzaktan çalışma planlarını nasıl yürütmeli?
Uzmanların Yorumu
AYŞEGÜL GÜRKALE, Enerjisa Üretim insan ve kültür genel müdür yardımcısıdır.
Kültüre yatırım yapmalı.
Sean, pandemiyle gelen yıkıcı değişimi kucaklamak ve mevcut alışkanlıklar geleneğini korumak arasında kalmış görünüyor. Buna rağmen endişelerine teslim olmak yerine sağduyulu bir şekilde karar alıyor ve yeni normal yolunda ilerliyor. Sean’ın bu konuda yalnız olmadığı açık. Pandemi ile hayatımıza giren uzaktan çalışmanın, başlangıçta kalıcı değil geçici bir dönem olduğu düşünüldü. Bir hafta, bir ay, bir yıl derken, iş dünyası belki de son on yılların en büyük değişimini yaşadı. Başlangıçta öngörülemeyen hatta liderleri belli oranda kaygıya sürükleyen bu çalışma şekli, doğal seyrinde normalleşti; ayrıca insanlar buna uyum sağladı ve sevdi.
Diğer taraftan bu yeni düzende, takım çalışması, işbirliği ve rastlantısal buluşmaların getirdiği yaratıcılığın nasıl korunacağı, özellikle de yeni başlayan kişilerin şirket ve çalışma arkadaşlarıyla bağlarının nasıl kurulacağı ve kurum kültürünün nasıl yaygınlaştırılacağı konuları ise büyük birer soru işareti olarak zihinlerde asılı kaldı. Bundan daha önemlisi, Sean’ın organizasyonunda olduğu gibi birçok organizasyonda uzaktan çalışmaya elverişli roller olduğu gibi işin tamamen sahada olmayı gerektirdiği tanımlar da var. Sean’a buradan da baskı geliyor. Sean’ın kaygılarının ve üzerinde hissettiği baskının yoğunluğunu, erteleme mesajından da yorumlayabiliriz. İşte burada düğüm, tamamen açık iletişimle yeniyi ve değişimi kucaklayan bir kültür yaratmada çözülüyor.
İş ve özel yaşamlarımız için denge ve esneklik arayışının giderek arttığı ve diğer taraftan da her bireyin karbon ayak izini azaltma sorumluluğunun olduğu bir dönemdeyiz. Sean’ın herkesi ofise geri çağırma kararını ertelemekle tamamen iptal etmek arasındaki seçiminin ikincisinden yana olacağını tahmin ediyorum.
Bir enerji üretim ve ticaret şirketi olarak bizim hem yedi gün 24 saat işin başında olması gereken rollerimiz hem de tamamen uzaktan çalışmaya elverişli rollerimiz var. İşbirliği içinde çalışacak kültürü yaratmak, insanlara “Haftada şu kadar gün ofisten çalışacaksın” demekten daha önemli. Biz Enerjisa Üretim’de bu değişimi doğal karşıladık. Hatta hangi işlerin uzaktan yapılabileceği hangilerinin ise bizzat sahada olmayı gerektirdiği konusunda son derece açık bir iletişimde bulunduk. İnsanların birbirine olan ihtiyaçlarını çözebilmeleri için teknolojinin sunduğu tüm iletişim araçlarını çok önceden kullanmaya başladık. Bu da geçişi ve alışma sürecini kolaylaştırdı. Ofiste olunacak gün kararını, kendi dinamikleri içinde belirlemek üzere tamamen ekiplere bıraktık. Şu anda ofislerimiz, dışarıdan gelen misafirlerimizi şaşırtacak kadar kalabalık ve neşeli bir ortam sunuyor. Tabii, bunun sadece karar sorumluluğunu ekiplere bırakmak ve her türlü imkanla donatılmış bir sosyal ortam sunmakla gerçekleştiğini düşünmek fazla romantik olur. Burada esas önemli olan, insanları her gün işleri ve mücadele ettikleri hedefler için heyecanlandırmak, onların gelişimi için fırsat sunan ve kişisel katkısıyla kendinden daha büyük bir amacın parçası olduğunu fark ettirerek yaşamasını sağlayacak bir anlam verebilmektir. Unutmayalım ki insan zaten sosyal bir varlık. Ait olmak, ilerlemek ve bağ kurmak istiyor. Kültürünüzü oluşturan tüm değerleriniz, ilkeleriniz, İK politika ve sistemlerinizle bunu desteklediğinizde, insanlardan hep daha fazlası geliyor. Bu nedenle Sean için de her bir bireyin katkısı ile inşa edilen kültüre yatırım yapması hedeflerine gidecek yolda en önemli yatırımı olur.
ATARINA BERG, Spotify’da baş insan kaynakları yöneticisidir.
Sean, Vallia Energy’yi insanların herhangi bir yerden çalışabilmesine kalıcı olarak izin veren her yerden çalışma modeline döndürmeli.
Neden mi? Çünkü iş yaptığınız bir şeydir, gittiğiniz bir yer değil. Sean da dahil olmak üzere pek çok lider aslında dağınık işgüçlerini yönetiyor. Şirketler büyüdükçe odalara, sonrasında katlara, alanlara, ülkelere ve kültürlere yayılır. Vallia Energy’nin pek çok lokasyonda işbirliği sağlayan çalışanları var; bundan dolayı dağılım, insanların düşündüğü kadar büyük bir atılım olmayabilir.
Sean’ın kararsızlığını anlıyorum. Spotify, her yerden çalışma modeline 2021’in Şubat ayında geçiş yaptı. Kurucu ortağımız Daniel Ek, birkaç yıl öncesinde bu fikri öne sürdüğünde oldukça tedirgindim. Elbette pandemi bu düşüncelerimi değiştirdi. Diğer teknoloji şirketleri gibi tamamen uzaktan çalışmaya geçtik; bununla birlikte çalışanlarımız bu yeni esnekliği ve bağımsızlığı sevdiklerini ifade ediyorlardı. Günümüzde pek çok çalışan, nereden ve ne zaman çalışacağını seçebiliyor. Biz çalışanlara sadece, daha çok ofisten çalıştıkları “ofis ağırlıklı” seçneği mi ya da ofisi kullanabilecekleri ancak başlıca çalışma alanlarının ofis olmadığı “ev ağırlıklı” seçeneği mi tercih ettiklerini soruyoruz.
Sean’ın kararı daha zor çünkü Vallia’nın evden çalışma olanağı olmayan bir çalışan kitlesi var. Eğer Sean, şirketin merkezde çalışanlar kadar sahada çalışanlara da değer verdiğini açıkça ifade edebilirse sahada çalışan ekiplerin anlayışlı olacağını düşünüyorum. Şeffaf olmak ve kararların arkasındaki nedenleri paylaşmak, çalışan bağlılığının anahtarıdır. Esnek çalışma düzenlemeleri daha yeni hayatımıza girdi ve üzerinde derin araştırmalar yapılmadı. Ancak Spotify’daki tutumumuzun yetenekli, farklı geçmişlere sahip olup daha önce ulaşmakta güçlük çektiğimiz ve özellikle genç çalışanların gözünde bizi daha cazip kıldığını gösteren güçlü belirtiler fark ettik. Eğer Sean işgücünü dönüştürmek istiyorsa bunu yapmasının yollarından biri uzaktan çalışmaya izin vermesi.
Sean ve Joan’un yaşadığı, daha deneyimsiz takım üyelerinin önemli mentorlukları kaçırması, inovasyon konusunda sıkıntılar yaşanması ve ofise gelmek zorunda kalan çalışanlarda memnuniyetsizliğin artması gibi kaygıları dönüşümümüzden önce ben de yaşıyordum. Ancak her yerden çalışma uygulamasının kişinin kendini organize etmesini sağlayan bir özelliği var. Çoğu çalışanımız evden çalışmak yerine ofisten çalışmayı tercih ediyor, böylece ortak alandan fayda sağlayabiliyorlar. Sadece sürekli olarak gelmek zorunda olmak istemiyorlar. Paylaşımlı masa ya da kişiye özel masa sistemi kullanmıyoruz; bunlar yerine işlev ve rolü temele alan “komşular” sistemi oluşturduk. Böylece insanlar işbirliğine ihtiyaç duyduğunda iş arkadaşlarını nerede bulabileceğini biliyor.
Dönüşümümüzün bir başarı olduğuna inansak da çalışanlardan geribildirim almaya devam ediyoruz. Ayrıca Stockholm Üniversitesi’ndeki akademisyenlerle uzun süreçli sonuçları değerlendirmek için işbirliği yapıyoruz. Sean da özellikle petrol işçilerinin düşüncelerine dikkat ederek Vallia için benzer bir yöntem denemek isteyebilir.
Kendisi ofise gitmeye devam ediyor gibi görünen Sean, işin yeni gerçekliğini kabullenmekte güçlük çekiyor. Ancak kendisini temin ederim ki artan özgürlüğe alışmış bilgi çalışanları, hiçbir zaman tamamıyla eskiden olduğu hale geri dönmeyecekler. Sean ve ekibi bunu ne kadar erken kabul ederlerse onlar için o kadar iyi olur.
bluesyemre 
Leave a Reply